12. DATAflor-Unternehmertag in Karlsruhe-Durlach

Kommunikation im GaLaBau: "Misten Sie ihren Ist-klar-Odner aus"

Unternehmensführung GaLaBau
Die Referentinnen und Referenten vor der Karlsburg in Karlsruhe-Durlach (v. l. n. r.): Dirk Springer, Matthias Gehrke, Claudia von Freyberg, Georg von Koppen, Heike Hoppe, Cathrin Petrik, Eva Eisenbarth, Stefanie Tettenborn, Eiko Leitsch, Kai Seydell. Fotos: Niesel

Wir können "nicht nicht kommunizieren". Ob im privaten oder geschäftlichen Alltag, wir kommunizieren dauernd. Wir senden ständig Signale an Kunden, Mitarbeiter, Familie, Öffentlichkeit. Dabei ergibt sich aber stets die Frage: Versteht mein Gegenüber mich wirklich? Oder umgekehrt: sende ich vielleicht Signale, die ich gar nicht senden will?

"Kommunikation", so stand es auf der Einladung, ist das Zauberwort in ganz vielen Arbeits- und Lebensbereichen des Garten- und Landschaftsbaus. Wie sag ich's meinem Kunden? Wie sag ich's meinem Mitarbeiter? Was passiert über das gesprochene oder geschriebene Wort hinaus? Dirk Springer begrüßte die Teilnehmer und meinte, im beruflichen und privaten Alltag den richtigen Ton zu treffen ist eine Kunst, die man lernen kann.

Es ist nicht alles klar

"Misten Sie Ihren Ist-klar-Ordner2)aus." Was war mit diesem Referatstitel überhaupt gemeint? Georg von Koppen machte dann aber sehr schnell deutlich, dass die Wahrnehmung unseres Gegenübers völlig anders sein kann, als unsere Überzeugung: "Das ist doch klar!" Wenn ich voraussetze, dass meinem Mitarbeiter etwas ganz klar ist, dann kommuniziere ich diesen Punkt nicht mehr mit ihm und bin erstaunt, wenn dann etwas nicht wie erwartet eintrifft oder läuft. Ein Satzanfang wie "Es ist doch klar, dass …." weise darauf hin, dass etwas nicht ausdrücklich kommuniziert wurde und dass man es hätte kommunizieren müssen. Das Problem sei, so von Koppen, dass alles, was im Ist-klar-Ordner einsortiert ist, für den Rest der Menschheit unerreichbar ist. Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten haben also keine Ahnung von dem, was dort liegt. Georg von Koppen provozierte dann mit seiner Aussage: Zwei Prozent sollten kommuniziert werden, 98Prozent erklären sich von alleine. Wir brauchen also nur diese zwei Prozent zu managen. Doch welches sind diese zwei Prozent - auch etwas mehr oder weniger? Die Lösung ist dann allerdings ganz einfach: Prozesse müssen gestaltet und beschrieben werden unter der Devise: "so läuft das bei uns". In der Praxis kommt es also darauf an, die Organisation eines Betriebes eindeutig zu gestalten und schriftlich festzuhalten in einem Organisationshandbuch3)und unterstützt von Checklisten, Briefvorlagen und Organisationsformularen.4)Georg von Koppen machte auch deutlich, dass dieses "Ist-doch-klar"-Gefühl auch gegenüber unseren Kunden besteht. Ist unseren potentiellen Kunden wirklich klar, was wir können? "Stellen Sie sicher, dass der Kunde versteht, dass Sie komplette Gärten bauen und nicht nur Teilleistungen liefern", so von Koppen.

Mit Beispielen von gelungenen Homepages verdeutlichte er sein Anliegen. Darüber hinaus sei es auch wichtig, den Kunden über die gesamte Bauphase hin zu informieren über Termine, Abläufe, besondere Vorkommnisse, notwendige Änderungen, Kostenerhöhungen usw. Dem Kunden ist vieles, was für uns selbstverständlich ist, nicht klar. Auch hier lässt sich ein geordneter Ablauf in einem Organisationshandbuch mit entsprechenden Checklisten und Musterbriefen festschreiben. Es ist also alles schon da, man muss es nur wollen und tun.

Praxis kommt zu Wort

Mit einführenden Praxisberichten stellten sich der anschließenden Podiumsdiskussion drei Firmen aus dem Dataflor-Kundenkreis: Moderiert von Dirk Springer stand der Umgang mit Kunden und Mitarbeitern und im engeren Sinne auch die Kommunikation mit ihnen im Mittelpunkt.

Kai Seydell, Seydell Garten- und Landschaftsbau, Karlsruhe, schilderte den langen Weg der Kommunikation mir zukünftigen Kunden. Begonnen hat es mit der Beteiligung an Gartenausstellungen in Karlsruhe, als das durch einen Wechsel der Ausstellergesellschaft zu teuer wurde, sollte ein Mustergarten neue Kunden anlocken. Heute dient dieser Schaugarten einem europaweit bekannten Metzger als Austragungsort einer nicht gerade billigen Gourmet-Veranstaltung. Der Nebeneffekt: Gespräche über Gärten und ihre Möglichkeiten. Kai Seidell versteht sich als Netzwerker mit einem Stamm von etwa 23 Mitarbeitern, die aufgrund ihrer Qualifikation hochwertige Gärten herstellen können. Die Bauleiter arbeiten sehr selbständig und tragen die damit verbundene Verantwortung. Netzwerkerin ist auch Eva Eisenbarth, Gartenforum Konstanz, wenn man auf ihre Homepage schaut. Dort wird man auch ganz schnell gefangen durch die liebevolle Ansprache. "Schön, dass Sie sich für Gärten interessieren. Meist ist der Garten zunächst ein Traum, den es zu fangen gilt. Was verbinden Sie mit Gärten? Erholung und Wohlfühlen, Wachstum und Gedeihen, Blüten und Duft? Brauchen Sie an manchen Tagen Abgeschiedenheit und Ruhe, an anderen aber lieben Sie Geselligkeit und Unterhaltung? Qualität spricht sich rund, mehr bedarf es nicht …." Schauen Sie einfach mal hinein.

Imponierend die Vorstellung ihres Unternehmens und den bisherigen Weg durch Cathrin Petrik, Cathrin Petrik Garten- und Landschaftsbau, Oberwiera. Vor 13 Jahren gründete sie den Betrieb, voller Ehrgeiz, Leidenschaft und Power, mit klaren Zielen, aber auch Ängsten (schlaflose Nächte) und als Sonntagskind auch mit Glück in der Tasche. Sie empfinde Gartengestaltung nicht als Arbeit, sondern es fühle sich an: wie ein Dirigent verschiedener Komponenten zu sein und daraus eine Symphonie zu formen: eben Emotional Landscape - oder anders gesagt: Alle Wünsche mit dem Herzen harmonisch mit der Natur vereinen.

Wie konnte ich mein Unternehmen von Beginn an aus der Masse hervorheben? fragte Cathrin Petrik. Das waren zunächst

  • Auffällige Werbung - mit unserem Slogan: "Ihr Gärtner für Harmonie", Homepage,
  • Einheitliche und ordentliche Arbeitsbekleidung mit unserem Logo
  • sicheres und vor allem fachliches Auftreten meiner Mitarbeiter,

aber auch:

  • Qualität, Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit sowie Spaß an der Arbeit.

Und besonders wichtig:

  • harmonisches zwischenmenschliches Verhalten stand und steht an erster Stelle - sowohl im Unternehmen als auch beim Kunden

Das Resultat waren zufriedene Kunden. Heute sind wir mittlerweile:

  • 14 Arbeitnehmer,
  • eine Büroangestellte,
  • 2 Auszubildende (Vom ersten Jahr an bildete ich selbst aus und kann dadurch auch auf ein junges Team mit hohem Fachwissen verweisen),
  • zwei geringfügig Beschäftigte.

Doch das Wachsen von zwei auf 19 Mitarbeiter brachte auch Probleme. Mit jeder Person mehr, haben sich Struktur und Dynamik verändert. Das Konkurrenzverhalten im Team, vor allem zwischen den neuen und bestehenden Kollegen lässt sich so beschreiben, dass Jeder sich selbst der Nächste war. Damit kam unser Slogan "Ihr Gärtner für Harmonie" ins Wanken. Es musste gehandelt werden. Das gingen wir mit einem Coaching an:

  • Wir checkten die innere Zufriedenheit der Mitarbeiter ab.
  • Wir sprachen über den Lohn und den Umgang miteinander.
  • Und waren offen für Verbesserungsvorschläge.
  • Wir vermittelten aber auch betriebswirtschaftliche Ansätze, zum Beispiel das Zustandekommen eines Stundenverrechnungssatzes.
  • Wir vermittelten, dass durch bessere Organisation weniger Unproduktivität entsteht.
  • Wir lernten unterschiedliche Sichtweisen kennen: Die Sichtweise des Kunden, unsere Standpunkte und die Sichtweise der Arbeitnehmer.

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Ohne Autoritätsverlust meinerseits, so Cathrin Petrik, konnten wir bessere Betriebsergebnisse und ein gutes Miteinander erzielen. Es lief gut, ich war voller Optimismus und die Anzahl der Mitarbeiter nahm weiter zu, Aber mit der Zeit merkte Cathrin Petrik trotz allem, dass sie selbst den Kontrollsinn nicht abstellten konnte, dass ihr die Ordnung und die Sauberkeit immer noch nicht ausreichten und dass das zwischenmenschliche Miteinander noch nicht perfekt war.

Eine Supervisiorin begleitete die weiteren Verbesserungsschritt: So wurden durch Gruppen- und Einzelgespräche die Stärken und Schwächen jedes Einzelnen sowie das Empfinden der Kollegen im Unternehmen ermittelt. Aber auch Strukturvorschläge für ein besseres Miteinander wurden konkretisiert. Das förderte das Vertrauen untereinander und ermöglichte die Erstellung von gemeinsamen Verbesserungen und eines Masterplanes mit dem Ergebnis, dass Kolonnen festgelegt wurden, jede Kolonne ihre eigene Box mit farbig markiertem Werkzeug bekam und ein eigene Fahrzeug.

Heute kann ich sagen, Cathrin Petrik, dass sich alle Investitionen - auch emotional - gelohnt haben. Es ist ein starkes Team entstanden, wir sind ehrlich und können offen über alles reden und Kunden, die gern den Chef gegen die Mitarbeiter aufhetzen wollten, haben keine Chance - denn wir reden miteinander. Zur Selbstverständlichkeit ist es geworden, Fehler miteinander zu besprechen und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten.

Unser interner Slogan: "Zusammen stimmt die Harmonie" und zusammen ist alles möglich: Wöchentliche Teambesprechungen sind ein Ritual geworden es werden besondere Vorkommnisse, Organisatorische Dinge oder auch Ideen besprochen, die Zufriedenheit der Mitarbeiter wird nach außen getragen und trotz Zeiten des Fachkräftemangels gibt es viele Bewerbungen. Es geht am Ende um positive gegenseitige Anerkennung.

Für Cathrin Petrik heißt es heute: Immer am Ball bleiben, nach vorn schauen und niemals aufgeben sowie an das Miteinander glauben und daran weiter arbeiten. Ihr Schusswort: Man sieht nur mit dem Herzen gut.

Matthias Gehrke, Geschäftsführung Dataflor, stellte unter dem Titel "The Next Generation": Entwicklungsschwerpunkte, Zukunft und Leitbilder bei Dataflor. Das Schlagwort der Zukunft lautet: Mobilität, wobei wir davon ausgehen können, dass in Zukunft praktisch jeder Mitarbeiter über ein eigenes Smartphone verfügt und damit umgehen kann. Schwerpunkte der Entwicklung werden deshalb die Verbesserung der Produktivität bezogen auf Baustellenorganisation (Baustellenmanager, Planen von Maschinen; Geräten und Leistung unter dem Stichwort "We keep it simple" sowie Programmorganisation (Reduzierung der Klicks, schnellere Wege und durchdachte Abläufe.

Zum Programm des Dataflor-Unternehmertages gehört auch immer ein Gast vom BGL-Präsidium. Eiko Leitsch, Vizepräsident Bundesverband Garten-, Landschafts- und Sportplatzbau, stellte engagiert wie wir ihn kennen die Charta "Zukunft Stadt und Grün", die Kommunikationskampagne für öffentliches und gewerbliches Grün vor. "Mit konzentrierter Kommunikation zu einem gesellschaftlichen Wertwandel" lautete sein Vortrag. Er konnte beeindruckende Erfolge der Kampagne vorstellen, weiß aber, dass noch ein langer Weg zu gehen ist.

Claudia von Freyberg, Redakteurin der Dega GaLaBau, trug das Thema "Kommunikation mit Journalisten" vor. Es ging dabei wesentlich um den Umgang mit der Lokalpresse und den Chancen, Zielen, Spielregeln.

Stefanie Tettenborn, Mezzosopran und Kommunikationstrainerin rundete den Tag ab mit dem Beitrag "Was ich Ihnen schon immer sagen wollte..." - das Erfolgsgeheimnis gelungener Kommunikation". Erinnern wird sich jeder Teilnehmer an das Experiment der Weitergabe einer Information. Erstaunlich wie sich Information verändert und was verloren geht.

Alfred Niesel

1) Erstmals benannt von Albrecht Bühler.
2) Erstmals benannt von Albrecht Bühler.
3) Siehe „GaLaBau Organisationshandbuch Qualität, Umwelt, Wirtschaftlichkeit“, Herausgeber BGL.
4) Siehe Fachbuch „Organisationselemente“, Patzer-Verlag“ und Organisationselemente als Bestandteile des DATAflor-Programms.

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