Abschied vom Papier: Deutschlands Mittelstand wird digitaler

Rechnungen werden digitalisiert, Akten elektronisch archiviert, Teams arbeiten an Dokumenten von unterschiedlichen Standorten aus zusammen: Das digitale Büro erobert den Mittelstand. Schon fast jedes zweite Unternehmen (47 %) setzt nicht mehr nur auf Papier, sondern organisiert und verwaltet seine Dokumente digital.

Vor zwei Jahren setzten erst 33 Prozent auf das Enterprise Content Management (ECM), zur digitalen Erstellung, Bearbeitung und Speicherung von Dokumenten. Dabei geht es inzwischen nicht mehr nur um klassische Office- oder PDF-Dateien, die jeweils bei 92 Prozent und damit bei so gut wie allen Unternehmen im Mittelstand digital organisiert werden. Es geht auch um Bilder (57 %), Audio-Dateien (25 %) oder Videos (18 %). Das hat eine repräsentative Umfrage zum "Digital Office im Mittelstand 2019" unter 613 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern ergeben. Sie wurde von Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbandes Bitkom durchgeführt.

"ECM-Lösungen bilden die wichtigste Grundlage für die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen", erläuterte Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. "Dadurch erhalten Unternehmen etwa Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben." Es sei erfreulich, dass der Mittelstand, der das Herz der deutschen Wirtschaft sei, den Weg zum digitalen Büro eingeschlagen habe.

Das digitale Büro kommt dabei zunehmend aus der Cloud. Mehr als jedes zweite Unternehmen (58 %) verwaltet seine digitalen Dokumente mittlerweile dort, das sind neun Prozentpunkte mehr als 2017. Die Zahl der Unternehmen, die ihre ECM-Software im eigenen Unternehmen ("on premise") betreiben, ging im gleichen Zeitraum von 59 Prozent auf 44 Prozent zurück. "Vor allem für den Mittelstand bietet die Dokumentenverwaltung und -Organisation aus der Cloud großes Potenzial, da IT-Ressourcen hier besonders knapp sind", betonte Britze. Dieser Weg bringe viele Vorteile mit sich: So würden nicht nur IT-Kosten gesenkt, sondern auch die Sicherheit erhöht: Die Cloud - öffentlich wie privat - werde bei professionellen Dienstleistern meist wesentlich besser geschützt als bei internen IT-Lösungen.