Sonderlösung oder zukunftsweisende Arbeitsplatzgestaltung?

Bauleitung 2.0: Home-Office im GaLaBau

von

Für ein Home-Office ist ein separater Raum im eigenen Wohnhaus optimal. Foto: Anna Emkes

Gute Mitarbeiter zu finden ist das Eine, sie zu halten das Andere. Ein Home-Office kann dort helfen, wo sich auf Grund von räumlicher Distanz oder zu langen Arbeitswegen die Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer voneinander entfernen. Am Beispiel eines Betriebes aus Schleswig-Holstein, wo der Chef auf Grund eines nächtlichen Geistesblitzes seinen einzigen Bauleiter 300 km in ein anderes Bundesland ziehen ließ.

Fachkräftemangel, Mitarbeiterbindung und Work-Live-Balance sind nur einige der seit langem immer wieder diskutierten und präsenten Themen im Bereich Personalentwicklung in diversen Branchen. Auch der GaLaBau bleibt vor diesen Themen und den damit einhergehenden Problematiken nicht verschont. In diesem Zusammenhang taucht immer wieder der Begriff des Home-Office auf - aber was bedeutet das für ein Unternehmen im GaLaBau konkret? Wie ist es mit der Berufsgruppe der Bauleiter und Kalkulatoren? Kann hier Home-Office eine Option sein? Wie kann ein Bauleiter, der im Job flexibel sein muss, von zu Hause aus arbeiten? Ist dies überhaupt umsetzbar? Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein und was verlangt solch ein Arbeitsplatz von dem Unternehmen, dem Mitarbeiter und der Elektronischen Datenverarbeitung (EDV)?

Vor genau diesen Fragen standen der Unternehmer und Betriebsinhaber Dieter Nissen und Björn Petersen von Nissen Natur und Kultur im Frühjahr 2014. Durch einen Wohnortwechsel von Petersen standen die Beiden vor der Entscheidung einen guten Mitarbeiter beziehungsweise einen guten Arbeitsplatz zu verlieren oder eine Alternative zu finden. Sie haben sich einvernehmlich für die Alternative entschieden und diese war einen Home-Office-Arbeitsplatz einzurichten. Nissen kam die Idee um 3.00 Uhr nachts, nachdem ihm Petersen eröffnet hatte, dass er nach Niedersachsen ziehen wird. Für beide war es ein Sprung ins kalte Wasser, denn ob dieses Vorhaben gelingen würde, war keinem von beiden klar.

Der GaLaBau Betrieb von Nissen ist schwerpunktmäßig im Neubau und der Pflege auf Sylt in Schleswig-Holstein tätig. Das 1996 gegründete Unternehmen wird bis dato von ihm alleine geführt. In 2011 stellte er zur Unterstützung im Büro den Landschaftsarchitekten Björn Petersen ein. Petersen übernimmt als Arbeitsschwerpunkte die Kalkulation von Angeboten, die Bauleitung und dazugehörige Abrechnung. Da das Büro auf dem Festland in Niebüll verortet ist, sind beide regelmäßig mehrmals die Woche zu Terminen und zur Bauabwicklung nach Sylt gefahren. Die übrige Kommunikation lief wie üblich via Telefon und E-Mail.

EDV-Struktur und Verbindung des Home-Office-Arbeitsplatzes mit dem Unternehmen. Grafik: Anna Emkes

2014 kam dann die Frage auf, wie es weiter gehen soll, da Petersen aus privaten Gründen aus Schleswig-Holstein nach Niedersachsen ziehen wollte. Zwischen dem Büro in Niebüll und dem neuen Wohnort liegen 300 km, daher war pendeln nicht attraktiv. Eine berufliche Trennung sollte, wie bereits erwähnt, von beiden Seiten nicht die Lösung sein. Beide haben sich daher einvernehmlich für die Alternative entschieden und das war einen Home-Office-Arbeitsplatz einzurichten. Aber was braucht man für Home-Office, welche Voraussetzungen müssen gegeben sein und wie wird es in der Praxis klappen?

Durchschnittlich 20 Mitarbeiter wollen von Nissen und Petersen verwaltet werden. Für die gewerblichen Mitarbeiter war es laut Petersen keine große Umstellung, da das Büro schon vorher auf dem Festland, die Arbeitsstätten aber auf Sylt waren und so Probleme, Fragen und Absprachen im Vorhinein telefonisch oder bei Terminen vor Ort abgesprochen wurden. Ein spontanes "ich komm schnell mal auf der Baustelle vorbei", ist auf Grund der Zugverbindungen und des Fahrtweges auch vor dem Home-Office nicht drin gewesen. Die Mitarbeiter mussten sich mit der Situation des Home-Office noch verstärkter selbst organisieren, beziehungsweise daran gewöhnen, dass Petersen nur einmal die Woche und Nissen bis zu vier Mal die Woche auf der Insel ist und dann die Baustellen vor Ort besprochen werden können. Daher gab es zu Beginn des Home-Office eine relativ kurze Umstellungsphase für die gewerblichen Mitarbeiter. Zudem ermöglichen die modernen Medien ohnehin einen schnellen Austausch von Fotos und Informationen zwischen der Bauleitung und der Baustelle.

Am wichtigsten für den reibungslosen Ablauf der Akquise, Angebotserstellung, Baustellenabwicklung und Abrechnung ist die enge Absprache zwischen allen Beteiligten. Da man sich nicht im Büro gegenüber sitzt oder sich regelmäßig trifft, laufen die meisten Besprechungen per Telefon. Die Flexibilität, die in einem gemeinsamen Büro zwischen Kollegen oder verschiedenen Abteilungen auf Grund der örtlichen Nähe herrscht, ist durch das Home-Office genommen worden. Nicht für jede Frage, die gerade aufkommt kann das Gegenüber kontaktiert werden und es müssen alle Termine für Besprechungen, gemeinsame Baustellenbegehungen oder gemeinsame Kundentermine noch besser vorbereitet, eng abgestimmt und koordiniert werden.

Selbst- und Zeitmanagement sind zwei Soft-Skills die für die Mitarbeiter im Home-Office und im Hauptbüro noch wichtiger werden, als sie es in der modernen, fordernden Arbeitswelt ohnehin schon sind.

Aber wie reagieren die Kunden? Die Bauvorhaben, Petersen bearbeitet, werden, wie in der Bauleitung üblich, schwerpunktmäßig von ihm verwaltet. Gespräche mit den Kunden laufen wie üblich über persönliche Termine vor Ort und via Telefon beziehungsweise E-Mail ab. Soweit kein Unterschied zur klassischen Bauleitung ersichtlich. Bei der Terminvergabe ist es so, dass Petersen alle seine Termine auf einen Tag die Woche bündelt, an dem er auf Sylt vor Ort ist.

Bis dahin ist dem Kunden nicht bewusst, dass ihr Ansprechpartner weder auf der Insel, noch auf dem direkten Festland sitzt. Notfälle, die keinen Aufschub dulden, übernimmt nun der Chef stellvertretend selbst. Aber wie reagieren die Kunden darauf, dass ihr Ansprechpartner nicht vor Ort sitzt?

Die meisten Aufträge für das Unternehmen kommen von Privatkunden oder Bauträgern. Die Privatkunden wohnen in der Mehrheit nicht fest auf Sylt, sondern kommen während der Bauphase der Außenanlagen nur zu bestimmten Terminen auf die Insel. Daher ist es für Petersen einfacher, diese Termine mit seinen eigenen zu koordinieren. Die Immobilien werden entweder als Ferienhäuser vermietet oder vom Besitzer selber als Zweitwohnsitz und Urlaubsdomizil genutzt. Die Besitzer sind meist zu unregelmäßigen Zeiten vor Ort und gerne gewillt Termine schon im Voraus zu vereinbaren. Dieser Umstand erleichtert dem Bauleiter die Terminplanung. Zudem gibt er an, dass er den Kunden eher Terminvorschläge macht, als dass er sich die Termine von den Kunden vorgeben lässt. Dadurch entstehen keine unnötigen Terminabsagen und beim Kunden kein negatives Gefühl. Zudem entsteht für den Bauleiter nicht mehr Druck, nun öfters nach Sylt fahren zu müssen. Den Kunden fällt eigentlich gar nicht auf, dass ihr Ansprechpartner die meiste Zeit von zu Hause aus arbeitet.

Jetzt kommt die Technik ins Spiel: Das Hauptbüro in Niebüll ist auch die Zentrale für die Telefonanlage, die Software und die Computerarbeitsplätze. Das Büro und das Home-Office haben standartmäßig jeweils einen Router. Diese beiden Router sind permanent über eine VPN-Verbindung (Virtual-Private-Network) verknüpft. Diese VPN-Verbindung kann man sich wie eine Art Tunnel durch das Internet vorstellen. Dieser Tunnel ist eine gesicherte Verbindung zwischen den beiden Routern. Die Verknüpfung macht es möglich, dass alle Netzwerkgeräte wie Computer, Drucker und die Telefone in beiden Büros wie in einem Netzwerk nutzbar sind. Die Verbindung zwischen den Geräten kann man sich wie ein Datenseil vorstellen, dass sich durch den VPN-Tunnel hindurch bildet.

Veranschaulicht heißt das, wenn zum Beispiel ein Kunde auf dem Festnetzanschluss in Niebüll anruft, wird dieser Anruf ganz normal auf das Telefon, das im Hauptbüro steht, gestellt und zusätzlich parallel auf das Telefon, das im Home-Office steht. Dadurch ist keine separate Telefonnummer notwendig, die eventuell zur Irritierung der Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter führen könnte. Durch die VPN-Verbindung entstehen auch keine zeitlichen Gesprächsverzögerungen. Nutzt Petersen das im Home-Office stationierte Telefon für ausgehende Telefonate, läuft auch der ausgehende Anruf über dieses Netzwerk. Das Gespräch wird über Internet vom Home-Office nach Niebüll gestellt und von dort geht es über den Telefonanschluss raus. Der Kunde sieht dann die Telefonnummer des Büros in Niebüll. Die Qualität des Telefonats ist dadurch nicht beeinträchtigt, sondern hängt wie bei jedem Telefonat vom Empfängergerät, zum Beispiel Festnetztelefon oder Handys, ab. Zusätzlich zum Festnetz hat Petersen ebenfalls ein Handy über das er wie jeder Bauleiter auch für die Kunden und Kollegen erreichbar ist. Die Nutzung der Branchensoftware über die komplette Verwaltung der Kunden, Kalkulationen und Abrechnungen verläuft ähnlich. Im Hauptbüro gibt es einen Server, auf dem die Datenbank der Branchensoftware liegt. Dieser Server übernimmt auch die Datensicherung. Die übrigen Arbeitsplätze greifen über das bürointerne Netzwerk auf diese Datenbank zu. Bis hierhin ist das in vielen Büros ein übliches Verfahren. Die Besonderheit ist nun, dass auf dem Server ein virtueller Arbeitsplatz eingerichtet ist, der nur von Petersen genutzt werden kann. Auf diesem virtuellen Arbeitsplatz greift er aus seinem Home-Office über die VPN-Verbindung zu. Der Zugriff erfolgt durch einen standartmäßigen Laptop- oder PC-Arbeitsplatz. Hierfür wird ein RDP-Protokoll (Remote-Desktop-Protokoll) genutzt. Fast jedes neuere Betriebssystem hat mittlerweile diese Möglichkeit. Der Vorteil dieses Protokolls liegt darin, dass man dazu nur eine sehr geringe Internetverbindung braucht, zum Beispiel DSL 2000 und aufwärts. Ein weiter Vorteil ist, dass die Datenbank auf dem Server nicht in das Home-Office übertragen wird, sondern lediglich die Tastatur- und Mausbefehle, sowie die Bildinformation des Monitors zwischen den beiden Standorten hin- und her transportiert werden. Das bedeutet, dass keine empfindlichen Daten wie beispielsweise Kundenadressen, Kalkulationsdaten oder Abrechnungen über das Internet übertragen werden. Die Daten werden ausschließlich vom Server zum virtuellen Arbeitsplatz übertragen und verbleiben somit während der Bearbeitung im Hauptbüro. Das Home-Office nutzt die Rechenleistung des Servers über den virtuellen Arbeitsplatz.

Landschaftsarchitekt Björn Petersen und Betriebsinhaber Dieter Nissen von Nissen Natur und Kultur. Foto: Bernd Walliser

Solange sich die Arbeit auf eine Branchensoftware und Office beschränkt, ist eine Internetverbindung DSL 2000 aufwärts ausreichend. Kommen jedoch PDF-Dateien (Portable Document Format) oder Fotos hinzu, wird das Arbeiten erst ab DSL 25000-50000 angenehm, da dabei durch das RDP-Protokoll aufwendige Bildinformationen verschickt werden. Die Kosten, die durch die EDV entstehen, sind unterschiedlich, je nachdem für welchen Server, oder beispielsweise für welches Betriebssystem sich der Nutzer entscheidet. Viele Unternehmen die mehrere Mitarbeiter im Büro haben, nutzen unlängst Server, um Daten von der Branchensoftware, gemeinsame Kalender und Schnittstellen für Datenablagen für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen. Im Vergleich zu einem Arbeitsplatz im Bürogebäude der jeweiligen Firma sind die Kosten für ein Home-Office im Durchschnitt etwas geringer. Den Laptop beziehungsweise PC braucht der Mitarbeiter unabhängig davon, ob er vor Ort im Büro oder von zu Hause aus arbeitet. Auch Möbel wie Schreibtisch, Schreibtischstuhl und Regal werden definitiv benötigt. Was der Unternehmer unter Umständen sparen kann, ist Platz im Büro und laufende Unterhaltungskosten.

Welche Vor- und Nachteile ergeben sich noch bei dieser Arbeitsplatzlösung? Nissen und Petersen sind sich einig, dass die moderne Technik diesbezüglich vieles vereinfacht und in ihrem individuellen Fall das Home-Office die beste Lösung ist. Daher sind Nachteile eher verschwindend gering und beziehen sich nur auf die lange An- und Abfahrt des Bauleiters, wenn er nach Sylt fährt. Nachteile könnten im Allgemeinen aber sein, dass die Mitarbeiter auf der Baustelle, speziell die Vorarbeiter, sich auf mehr eigenverantwortliches Handeln einstellen müssen, beziehungsweise gerade jüngere Vorarbeiter sich schneller selbst organisieren müssen, wenn der Bauleiter nicht in der Nähe arbeitet.

In dem beschriebenen Fall liegt die Idee des Home-Office in der Entfernung zwischen Wohn- und Arbeitsplatz begründet. Ein anderer Fall, in dem Home-Office zum Tragen kommen kann, ist die zeitliche Bindung des Mitarbeiters. Wer im Home-Office arbeitet, hat den Arbeitsplatz in der Regel im Wohnhaus oder in einem angrenzenden Gebäude. Somit entfallen die An- und Abfahrten und die für den Mitarbeiter unproduktive Zeit. Gerade bei Distanzen von über einer halben Stunde sind die Fahrzeiten zur Arbeit und wieder nach Hause auf die Woche gerechnet für den Mitarbeiter schon deutlich spürbar. Private Termine und Zeit mit der Familie innerhalb der Woche unter zu bringen, ist oftmals eine Herausforderung. Entfallende Fahrzeiten können da schon eine große Entlastung sein. Das könnte sich auch das Unternehmen in Punkto Mitarbeiterwerbung und Mitarbeiterbindung zu Nutze machen. Nachteilig für den Mitarbeiter ist jedoch, dass er einen Raum seines Privateigentums für die Arbeit zur Verfügung stellen muss. Dieser Raum ist im besten Fall ein Ort auf den man privat komplett verzichten kann. Denn hier lagern unter Umständen vertrauliche Unterlagen, die nicht für Besucher oder die Familie zugänglich sein sollten. Petersen ist froh, dass er einen eigenen Raum für seinen Arbeitsplatz hat. So kann er nach Feierabend dort die Tür schließen und auch gedanklich in den Feierabend gehen. Denn ein Fahrtweg nach Hause ist für viele der Abschluss des Arbeitstages. Ein Arbeitsplatz zu Hause, der auch nach Feierabend genutzt wird, weil er beispielsweise an das Wohnzimmer angrenzt, erinnert immer wieder an die Arbeit und lässt einen gedanklichen Arbeitstagabschluss oft nicht zu. Das sollte auch in Betracht gezogen werden, wenn es um einen Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden geht.

Petersen merkt an, dass er, seitdem er im Home-Office arbeitet, produktiver ist, da er keinerlei Ablenkung hat. Der Austausch mit Kollegen sei effizienter geworden, da man sich gezielt anruft um wichtige Dinge zu besprechen. Der Small-Talk falle wesentlich kürzer aus, als wenn man sich mehrmals täglich im Büro oder auf dem Firmengelände trifft.

Die Arbeitszeiten sollten im Vorhinein zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter abgesprochen werden. Gibt es eine feste Wochenstundenzahl, sind Arbeitsbeginn und Arbeitsende flexibel oder legt der Chef Wert darauf, dass auch der Mitarbeiter im Home-Office feste Arbeitszeiten hat? Ein Arbeitsplatz zu Hause zu haben heißt nicht, dass alles einfacher wird. Selbstdisziplin und Loyalität dem Betrieb und den Kollegen gegenüber sind Werte, die der Mitarbeiter im Home-Office meist mehr unter Beweis stellen muss als seine Kollegen im Büro vor Ort, wo man jeder Zeit sehen kann, wer pünktlich zur Arbeit erscheint und wer fleißig ist. Ein stabiles Vertrauensverhältnis zwischen dem Chef und dem Mitarbeiter ist besonders wichtig. Ein Risiko ist natürlich, dass der Mitarbeiter seine Flexibilität und das in ihn gesetzte Vertrauen ausnutzen könnte. Das zu kontrollieren ist nahezu unmöglich und bleibt ein Wagnis, das nur durch Menschenkenntnis und Erfahrung zu minimieren ist. Petersen ist dankbar, dass ihm großes Vertrauen von seinem Chef entgegen gebracht wird und spricht alle privaten Termine, die in seine Arbeitszeit fallen, mit ihm ab. Das sei ihm wichtig und das gehöre sich auch so, sagt Petersen. Beide bestätigen, dass sie der Meinung sind, dass Home-Office auch ein Stück weit Luxus ist. Petersen sagt, dass er, obwohl er feste Arbeitszeiten hat und einhält, für sich das Gefühl hat flexibler in seinem Privatleben zu sein. Kleine Ding-e, wie zum Beispiel Pakete vom Postboten entgegen nehmen zu können und nicht nach Feierabend den Abholschein für die Packstation im Postkasten zu finden, haben auf seine eigene Zufriedenheit schon großen Einfluss. Auch für den Betrieb habe sein Home-Office Vorteile: beispielsweise für Arzttermine oder Handwerkertermine, die oftmals unvermeidbar in die Arbeitszeit fallen, braucht er keinen Tag Urlaub zu nehmen, sondern arbeitet an diesen Tagen ganz normal und unterbricht die Arbeit nur für den Termin. Dadurch fällt er keinen ganzen Tag aus.

Als Herausforderung sehen beide ganz klar die Kommunikation. Was vielen Menschen im direkten Kontakt schon schwer fällt, wird durch die räumliche Distanz meist noch größer. Man muss sich viel mehr Notizen machen und Fragen beziehungsweise zu klärende Punkte gezielt sammeln, da man sich eben nicht auf dem Büroflur trifft. Ab und zu wünscht sich Petersen schon, dass er nicht den ganzen Tag alleine in seinem Büro sitz, aber dann klingelt das Telefon und er wird an die zahllosen Telefonate am Tag erinnert und freut sich, dass er danach wieder in Ruhe arbeiten kann.

Fazit

Home-Office verlangt von allen Beteiligten im Unternehmen ein hohes Maß an Vertrauen und Selbstorganisation ab. Termine und Aufgaben müssen diszipliniert vorbereitet und abgestimmt werden und Teamwork hört nicht an der Bürotür auf, sondern muss über die räumliche und örtliche Distanz noch besser umgesetzt werden. Dieter Nissen und Björn Petersen sind sich allerdings einig: mit dem Wissen und den Erfahrungen von heute würden sie es genau so wieder machen, denn gute Mitarbeiter, die den Betrieb nach vorne bringen und gute Vorgesetzte, die ihre Mitarbeiter und deren Einsatz wert schätzen und fördern, sind durch nichts zu ersetzen.

Dieser Artikel erschien in der Ausgabe NEUE LANDSCHAFT 12/2017 .

http://jobs-in-gruen-und-bau.de/index.php?id=123&tx_patzerboerse_paboeplugin[division]=2&tx_patzerboerse_paboeplugin[unterthemen]=299++248++303++305++317++417&no_cache=1