Bessere Kalkulation: Arbeitszeiten schon auf der Baustelle erfassen

Für Christoph Harreiß war schon bei seiner Betriebsgründung 2010 klar: Eine professionelle Branchensoftware ist unerlässlich. Den ersten Kontakt mit einer Branchensoftware hatte der GaLaBau-Unternehmer auf der Meisterschule in Landshut, wo er verschiedene Produkte testen konnte. Aufgrund der einfachen Handhabung entschied er sich bei seiner Betriebsgründung für die Rita Bosse Software. Der 30-Jährige hat das Modul "Touch Rapport" im laufenden Betrieb auf Praxistauglichkeit getestet.

Übertragungsfehler minimiert

"Im Prinzip geht es bei dem Programm darum, dass wir durch den Einsatz eines mobiles Gerätes wie eines Tablets oder eines Laptops unsere Arbeitszeiten schon vor Ort auf der Baustelle erfassen", erklärt Landschaftsgärtner das System. Die Daten werden dann im Büro per W-Lan direkt in die Datenbank der Software übertragen und stehen sofort zur Verfügung. Für den Betrieb hat dies laut Harreiß drei entscheidende Vorteile: Vermeidung von Fehlern, Zeitersparnis und vor allem mehr Aufträge durch eine deutlich sicherere Kalkulationsgrundlage.

In den meisten Betrieben werden die Stundenzettel üblicherweise vom Kolonnenführer abends im Betrieb von Hand geschrieben und dann in den folgenden Tagen von einer Bürokraft übertragen. Bei der Software funktioniert dieser Datenaustausch automatisch. Da der Mitarbeiter, der das Projekt vor Ort betreut, die Daten abends selber direkt eingibt, erübrigen sich Nachfragen, Übertragungs- und Interpretationsfehler. Und da das Programm über eine eingebaute Plausibilitätsprüfung verfügt, können auch keine Stunden mehr "vergessen" werden.

Da viele Tätigkeiten schon als fertige Textblöcke voreingestellt sind und keine Bürokraft diese noch einmal übertragen muss, spart das Unternehmen viel unproduktive Zeit, welche auf den Baustellen deutlich effektiver genutzt werden kann. "Bei uns kommen wir im Monat pro Kolonne auf eine Ersparnis von 14 Stunden. Vier davon beim Kolonnenführer plus zehn Stunden, die wir bei der Bürokraft sparen", freut sich der 30-Jährige. "Besonders die vier Kolonnenführer-Stunden mehr sind für uns auf den Baustellen natürlich sehr wertvoll."

Besonders deutlich werden die Vorzüge des Moduls, wenn es um eine sichere Kalkulationsgrundlage geht. "Mein früherer Chef hat uns immer gesagt: Passt auf die Stunden auf", erinnert sich Harreiß an seine Zeit als Angestellter. "Aber wir wissen heute dank der Software sehr genau, wie lange wir im Mittel für eine Tätigkeit brauchen. Darum können wir auch deutlich besser kalkulieren und Angebote abgeben, die nicht mehr über den dicken Daumen gerechnet sind. Einfach gesagt: Wir haben unsere Zahlen besser im Griff", erläutert er die Vorteile einer sauberen Nachkalkulation.

Uneffizienz schneller erkannt

So kann seine Firma ihren Kunden auf der einen Seite deutlich bessere Angebote als die Mitbewerber unterbreiten, auf der anderen Seite werden schwierige und uneffiziente Projekte schneller erkannt. Zudem kann dank der einfachen Auswertung auch klar belegt werden, welcher Mitarbeiter für welche Tätigkeit wie lange braucht. "Dabei geht es uns aber nicht um eine reine Kontrolle, sondern darum, die vorhandenen Mitarbeiter möglichst sinnvoll einzusetzen. Und bei Bedarf zum Beispiel mit Schulungen Talente weiterzuentwickeln." Auch die Kunden wissen den professionellen Umgang zu schätzen, denn die Datenaufnahme vor Ort und die detaillierte Aufstellung ist für alle Seiten transparent und verständlich. Und genau wie bei den alten handgeschriebenen Zetteln können die Belege bei Bedarf auch direkt vor Ort abgezeichnet werden.

"Wir merken bei unseren Kunden schon sehr deutlich, dass die mobile Bearbeitung vor Ort besser ankommt. Es ist klarer, übersichtlicher und wird als eindeutig seriöser wahrgenommen", beschreibt Harreiß die Wirkung auf seine überwiegend privaten Kunden. Und für sich hält er fest: "Ohne Büroarbeit geht es nicht, aber es ist schon schön, wenn diese so schnell und einfach wie möglich geht."