Der Wahnsinn hat Methode

156. FOLGE: Unsere Serie für den Nachwuchs erläutert das wichtigste GaLaBau- Grundlagenwissen vom Abstecken bis zum Zaunbau: Diesmal geht es um das Thema Auftragsbeschaffung und -durchführung.

Wer kennt das nicht: Früher Morgen, es ist noch nicht richtig hell. Auf dem Firmengelände brennt Licht, graue Gestalten verladen Maschinen, Geräte und Material. Alle springen in den "Doppelkabiner", einer kommt wie immer zu spät. . . und los geht's zur Baustelle. Klingt wie der Anfang eines schlechten Krimis, ist aber unser Alltag im GaLaBau-Betrieb. In dieser Situation denkt keiner daran, dass, bevor die Arbeit auf einer Baustelle anlaufen kann, schon sehr viel Zeit, Arbeit und Geld in die Vorbereitung investiert werden musste.

Sicher ist es in erster Linie nicht die Aufgabe eines Auszubildenden, sich mit diesem Teil der Baustellenarbeit zu beschäftigen, aber nach absolvierter Lehre ist man selbst schnell in der Situation, diese Arbeiten durchführen zu müssen. Kurz und gut: Auch der Auszubildende sollte über den Inhalt dieser Aufgaben Bescheid wissen. Weit vor dem ersten Spatenstich beginnt die Baustelle im Kopf eines Kunden, der vom "GaLaBauer" gefunden werden will und der dessen Idee in die Wirklichkeit umsetzen möchte.

Die Jagd nach dem grünen Diamanten (Auftrag)

Klar muss sein: Wir suchen keinen Kunden für ein Projekt, sondern wir präsentieren unsere Firma so gut, dass ein Kunde denken muss: "Die Truppe brauche ich, um mein Projekt Wirklichkeit werden zu lassen!"

Wie stellt man das an? In unserer von Kommunikationsmedien geprägten Zeit ergeben sich viele Möglichkeiten, einen Kunden zu gewinnen. Einerseits kann man es mit der "Old-School"-Methode versuchen. Das heißt: Man betreibt Werbung in den verschiedensten Medien (Presse, Plakatierung, Funk oder sogar Fernsehen). Die weitaus erfolgsträchtigere Variante, Werbung zu schalten wird in den sozialen Netzwerken (Facebook, Twitter, Instagram u. a.) geboten. Die gute alte "Mund-zu-Mund-Propaganda" wird hier in einem ganz neuen Medium wieder aus der Mottenkiste geholt und mit Perfektion ausgebaut. Aber auch Medien wie Internet oder SMS-Werbung finden bei gezieltem Einsatz immer mehr Interessenten und sind durchaus beim Kunden gefragt. Der Aufwand darf aber an dieser Stelle den Nutzen nicht übersteigen.

Im Privatkundenbereich spielt die eigene solide handwerkliche Arbeit eine nicht zu unterschätzende Rolle. Gute Arbeit spricht sich herum und ist immer die beste Werbung! Bei all unseren Werbeaktionen und Präsentationen dürfen wir nicht außer Acht lassen, das wir hiermit fast nur Kunden im Privatkundenbereich erreichen.

Bei Bauaufträgen im öffentlichen und halböffentlichen Bereich werden Aufträge in der Regel über ein Ausschreibungssystem (Presse, Fachzeitschriften, Ausschreibungsblatt, Internetportale, Ausschreibungsdatenbanken und dergleichen) erlangt. Für Ausschreibungen (oft auch fälschlicherweise "Europaweite Ausschreibung" genannt) ab einem Schwellenwert (hängt vom Auftragsvolumen ab) gelten die Regeln des Übereinkommens über das öffentliche Beschaffungswesen (engl. Government Procurement Agreement, kurz: GPA). Diese Vereinbarung regelt die diskriminierungsfreie, transparente und rechtsstaatliche Vergabe von öffentlichen Aufträgen. Die Europäische Union ist Mitunterzeichner des GPA. Um die Vereinheitlichung der Vergabeverfahren in ihrem Geltungsbereich sicherzustellen, hat sie Richtlinien an die EU-Mitgliedstaaten erlassen, wonach die Nationalstaaten ihre Vergabeverfahren diesen Regeln anpassen müssen.

Bieter aus allen GPA-Staaten dürfen sich an den Ausschreibungsverfahren beteiligen und ihre Angebote müssen diskriminierungsfrei gewertet werden. In Deutschland sind die Regeln im vierten Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), in der Vergabeverordnung (VgV), sowie den besonderen Vorschriften der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB Teil A) geregelt. Diese bürokratischen Hürden fallen bei der Kundensuche des GaLaBau-Betriebes im Privatkundenbereich weg. Hier erfolgt in der Regel eine freihändige Vergabe (Aufträge aus dem öffentlichen Bereich, die unter dem Schwellenwert liegen) oder der Auftrag ergibt sich nach dem Einholen eines Kostenvoranschlages durch einen Privatkunden.

Zwei Wege zur Auftragsbeschaffung

Öffentliche Aufträge

Der erste Schritt, um einen Auftrag für den Betrieb zu sichern, ist die Anforderung der Ausschreibungsunterlagen. Dazu gehören unter anderem:

• das Leistungsverzeichnis
• der Ausführungs- bzw. Bauplan
• die Detailpläne
• der Pflanzplan
• diverse Ausschreibungstexte und -unterlagen

Diese Unterlagen werden den Garten- und Landschaftsbaubetrieben über verschiedene Medien (bspw. zentrale Ausschreibungsblätter, Fach- und Tagespresse Datenplattformen im Internet und dergleichen) angeboten. Je nach Ausschreibungstyp können sich die Firmen an diesen Ausschreibungen beteiligen und diese Unterlagen erwerben.

Neben einer wirtschaftlichen Betrachtung unterzieht man diese Unterlagen jetzt einer technischen, einer vertragsrechtlichen und einer umweltrelevanten Prüfung. Dann sollte die Entscheidung über Annahme des Auftrages oder "Papierkorb" fallen. Bei einer Entscheidung für die Teilnahme an dem "Bieteprozess" (Submission) erarbeitet jetzt ein Mitarbeiter oder der Chef selbst anhand dieser Unterlagen ein Angebot. Und sendet dieses Angebot an den Auftraggeber (AG) bis zu einem vorher festgelegten Stichtag zurück. So weit, so gut.

Gut beraten ist man an dieser Stelle damit, einige Informationen einzuholen, die der beste Ausschreibungstext nicht bieten kann. Dazu gehört an erster Stelle die Besichtigung der Örtlichkeit für die zukünftige Baustelle. Zur Vorbereitung des Angebotes ist es sinnvoll, Preisanfragen bei Lieferanten einzuholen und diese in das Organisationssystem einzubinden. Die Preisermittlung erfolgt mittels einer Kalkulation. Dabei sind Wirtschaftlichkeit und Umweltaspekte vordergründig zu betrachten. Nach Fertigstellung des Angebotes ist es unterschrieben an den AG zum festgesetzten Termin zurückzusenden.

Sobald die Ausschreibungsfrist abgelaufen ist, wird an dem Submissionstermin eine Entscheidung über die Vergabe getroffen. Erst zu diesem Termin erhält man einen Einblick in Konkurrenzangebote.

Private Aufträge

Im Gegensatz zur öffentlichen Ausschreibung findet der Kunde bei dem privaten Auftrag selbst den Weg zum Auftragnehmer (AN), also dem GaLaBau-Betrieb. Bei dieser Kontaktaufnahme wird der Termin für ein Vorgespräch vereinbart.

Ähnlich wie bei der öffentlichen Ausschreibung wird hier die Idee des Kunden auf Machbarkeit geprüft (technisch, umweltrelevant und vertragsrechtlich). Auch hier muss die Wirtschaftlichkeit für den Betrieb geprüft werden. Wird man sich einig, erfolgt der Schritt der Ausarbeitung eines Angebotes (Kostenvoranschlag wäre falsch, da es sich hier um sehr konkrete Zahlen handelt und nicht um eine grobe Berechnung).

Planungsunterlagen - Wie sehen die aus?

Das LV - das Leistungsverzeichnis

Die neben den Ausschreibungstexten wichtigste Unterlage für die Kalkulation, für die Festlegung des Preises sowie die gesamte Baudurchführung ist das Leistungsverzeichnis (LV). In ihm findet man alle anfallenden Arbeiten in tabellarischer Form in Gruppen zusammengefasst. Dabei handelt es sich nicht um einen Ablaufplan, sondern eher um eine Art "Katalog", in dem die zu bewältigenden Arbeiten in einzelnen Gruppen in Arbeitsgebieten zusammengefasst sind. Man findet dabei beispielsweise Gruppen wie Natursteinarbeiten, Pflanz- und Saatarbeiten sowie Bodenmodellierung.

Die erste Spalte beinhaltet die Positionsnummer mit deren Hilfe man die entsprechende Position von der Planung über die Kalkulation, die Bauausführung (mit allen Baustellendokumentationen - wie etwa Bautagebuch und Tagesbericht) bis hin zum Aufmaß und der daraus folgenden Rechnung für den Kunden verfolgen kann.

Die zweite Spalte umfasst die Leistungsbeschreibung. In ihr wird die auszuführende Leistung detailliert beschrieben. Das kann den Ort der Leistung, das Material, den Aufbau von bestimmten Schichten und ähnliches betreffen. In manchen Leistungsverzeichnissen findet man dort auch die Menge und die Einheit der betreffenden Leistung. Diese Mengenangabe und deren Einheit können auch in gesonderten Spalten dokumentiert sein. Dabei gilt, dass die Einheit sowohl für die Kalkulation als auch für die Abrechnung beim Kunden die Grundlage darstellt.

In weiteren Spalten folgen der Einzelpreis (EP) und der daraus resultierende Gesamtpreis für die komplette Position.

Ohne Pläne geht gar nichts!

Neben dem LV brauchen wir auf den Baustellen natürlich auch Angaben über die genaue Lage und die Höhenangaben, sowie die genauen Ausmaße und den Umfang der Bauleistung. Diese Angaben sind der Ausführungsplan mit seinen Detailplänen und der Pflanzplan.

Auf dem Ausführungsplan sind neben den genauen Baumaßen, den Höhenangaben und Gefällerichtungen noch andere Symbole zu finden. Wichtig ist der Nordpfeil, der die genaue Lage der Baustelle im Gelände anzeigt und durch denn ein genauer Bezug der Baustelle zum Umfeld garantiert sein sollte. In der Legende sind alle Darstellungen auf dem Plan erläutert. Ein weiteres wichtiges Detail des Plans ist der Spiegel. Man findet ihn in der Regel unten rechts auf dem Plan. In ihm findet man Angaben zum Auftraggeber, den genauen Standort der Baustelle, das beteiligte Architekturbüro, Prüf- und Bearbeitungsangaben und die Blattnummer. Die Blattnummer ist für den Überblick im Bauablauf wichtig, da sie sich immer dann ändert, wenn es zu Planänderungen kommt.

Die aktuelle Plannummer sollte in der Baustellendokumentation bei Planeingängen im Bautagebuch registriert sein. Im Spiegel findet man auch den Maßstab, mit dessen Hilfe man in der Lage ist, aus dem Plan herausgegriffene Maße im richtigen Verhältnis umzurechnen. Dabei gilt: Die erste Zahl im Maßstab ist die Angabe im Plan, die zweite Zahl die Angabe in der Realität. Als Beispiel: Bei einem Maßstab von 1:25 entspricht 1 cm auf dem Plan 25 cm auf der Baustelle. Höhenangaben werden nicht im Maßstab umgerechnet, sie stehen im Realwert auf dem Plan.

Ein weiterer Plan ist der Pflanzplan, bei dem die gleichen Festlegungen wie bei Ausführungsplan gelten. Jedoch fehlen in den meisten Fällen Legenden, da alle Angaben zu den Pflanzen entweder im Plan direkt zu ersehen sind oder in einer Tabelle beigefügt sind. Die Symbolik ist so eindeutig, dass eine Legende unnötig ist.

Zusätzlich könne zum Ausführungsplan noch Detailpläne angeboten werden. Diese Pläne werden in den Planungsunterlagen immer dann eingefügt, wenn man aus dem Ausführungsplan bestimmte Elemente nicht oder nur schwer herauslesen kann. Das können beispielsweise Mauerquerschnitte, Oberbauschichten, Querschnitte durch technische Bauwerke, Vergrößerungen von Bauelementen oder Fundamente sein. Bei Detailplänen sollte man immer den Maßstab im Auge behalten, da dieser auch eine Vergrößerung bezeichnen kann.

Welche organisatorischen Vorarbeiten werden vom Auftragnehmer noch durchgeführt?

Hat der Betrieb den Zuschlag für den Auftrag erhalten, beginnt der vorbereitende Teil der Baumaßnahme. Folgende Probleme sollten bedacht werden:

• Welche Baustoffe muss ich bestellen und wo kann ich sie günstig erhalten?
• Muss ich Arbeiten an Subunternehmer abgeben?
• Habe ich alle Angaben über die evt. vorhandenen Medien (Gas-, Wasser-, Strom-, Telefonleitungen oder andere Versorgungsleitungen)?
• Habe ich alle Genehmigungen vom Ordnungsamt über mögliche Absperrungen, Querungen von Wegen und Straßen mit Baufahrzeugen, Lagerplätze und Stellplätze von Baustelleneinrichtungen außerhalb der eigentlichen Baustelle?
• Welche Sicherungen und Absperrungen der Baustelle muss ich anordnen?
• Wo befinden sich die Lagerplätze für Material und wie werden sie gesichert?
• Welche Bauanschlüsse für Wasser, Strom und Telefon benötige ich und wo kann ich diese erhalten?
• Wie viele Beschäftige werden auf der Baustelle tätig sein und welche sanitären Einrichtungen werden dadurch benötigt?
• Kann ich die Baustelle mit allen Fahrzeugen gefahrlos erreichen?
• Muss ich Technik dazu mieten oder kann ich den Auftrag mit eigener Technik abarbeiten?
• Habe ich alle Telefonnummern für eventuelle Havariefälle (Schäden an Leitungen, Unfälle mit und ohne Personenschaden, Fundmunition u. ä.)?
• Wo befinden sich die für die Baustelle wichtigsten Vermessungspunkte?

Von Baustelle zu Baustelle sind viele andere Überlegungen und Festlegungen zu prüfen und anzuordnen. Natürlich hängt der Umfang dieser Überlegungen auch von der Größe des Bauvorhabens, der Routine der Belegschaft, und der betrieblichen Infrastruktur ab. Für alle Bauvorhaben sollte man sich zur Regel machen, dass eine gute Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und seinem Vertreter (häufig der Architekt) und dem Auftragnehmer einen reibungslosen Bauablauf garantiert. Beide Seiten haben das gleiche Interesse - den termingerechten Abschluss des Projektes.

Die Dokumente der Baustellendokumentation - ein nützlicher "Papierkrieg"

Bei der Bauausführung wird man immer wieder mit zu führenden Dokumenten konfrontiert. Diese sind nicht nur als Nachweis für geleistete oder nicht geleistete Arbeit notwendig; sie garantieren eine saubere Abrechnung der Baustelle gegenüber dem AG und verhindern Missverständnisse. Welche Dokumente gehören für uns auf den Baustellen dazu?

Wer sich noch nie mit dem Thema beschäftigt haben sollte, wird an dieser Stelle ganz schnell die Hände über dem Kopf zusammenschlagen. Eine Unmenge Papier kommt da in der Zeit des Bauablaufes und danach auf die Firma zu.

Während alle schriftlichen Arbeiten aus den Bereichen Organisation, Kalkulation, Arbeitsvorbereitung, Aufmaß, Rechnungslegung und Nachkalkulation in den Händen der Planer, Techniker, Meister und auch in der ordnenden Hand des Chefs liegen sollten, sind für uns an dieser Stelle die Dokumente des Berichtswesens interessant. Diese Aufzeichnungen dokumentieren den konkreten Bauablauf mit allen seinen Höhen und Tiefen. Ohne diese Dokumentation ist ein Betrieb nicht in der Lage, eine Baustelle kostengünstig und gewinnträchtig zu führen. Die Verantwortung für die korrekte Abrechnung der Baustelle liegt in diesem Punkt in der Hand der Kolonnenführer, Poliere, Vorarbeiter und Maschinisten. Das ist eine hohe Verantwortung für jeden Einzelnen auf der Baustelle!

Für die einzelnen Berichte bietet der Fachhandel eine Unmenge an Vordrucken an. In der Baustellenpraxis werden immer häufige IT-Varianten der Baustellendokumentation genutzt.

Die Dokumentation der Baustelle ist erforderlich, um eine für alle erbrachten Leistungen umfassende Abrechnung des Bauvorhabens zu ermöglichen. Darüber hinaus sind die Daten der Baustellendokumentation die Grundlage einer Nachkalkulation und dienen im Falle von Streitigkeiten auch der Beweissicherung. Daher ist es wichtig, dass diese Dokumente vom Auftraggeber oder dem Architekten abgezeichnet worden sind.

Uwe Bienert

_Quellen:

• _{Lehr - Taschenbuch für den Garten-, Landschafts- und Sportplatzbau (Autorengruppe, Ulmer Verlag)}
• _{Der Gärtner 4. Garten- und Landschaftsbau (Lomer, Koppen, Ulmer Verlag)}

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