Der Weg zum digitalen Büro ist erst zur Hälfte geschafft

Digitale Technologien helfen Unternehmen, die bestehenden Prozesse zu optimieren. Aktenordner und Papierstapel wandern auf Festplatten oder in die Cloud - der Arbeitsplatz wird zum "Digital Office". Vier von zehn Unternehmen aller Branchen (40 %) haben eine eigene Strategie für die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Das zeigt der Digital Office Index - eine repräsentative Befragung von 1108 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern, die der Digitalverband Bitkom vorgestellt hat.

Kleinere Unternehmen am wenigsten digitalisiert

Bei großen Unternehmen (mehr als 500 Mitarbeiter) wollen 70 Prozent ihre Geschäftsprozesse strategisch digitalisieren. Bei den Mittelständlern (100 bis 499 Mitarbeiter) haben 52 Prozent eine solche Digitalstrategie, bei kleineren Unternehmen (weniger als 100 Mitarbeiter) sind es dagegen erst 36 Prozent. "Es wird Zeit, dass noch mehr Unternehmen erkennen, welches hohe Potenzial die Digitalisierung der Geschäftsprozesse mit sich bringt", sagte Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom.

Themen des Digital Office Index sind die Digitalisierung im Unternehmen, deren Fortschritt und deren Effekte. Auf einer Skala von 0 ("überhaupt nicht digitalisiert") bis 100 ("vollständig digitalisiert") erreicht der Digital Office Index einen Wert von 50. "Mit einem Index von 50 haben wir zwar schon den halben Weg geschafft, aber damit dürfen wir uns nicht zufrieden geben", kommentierte Biffar das Ergebnis. "Langfristig muss unser Ziel die 100 sein." Am weitesten digitalisiert sind Großunternehmen. Sie erreichen einen Indexwert von 58. Bei Mittelständlern liegt der Wert mit 53 leicht über dem Durchschnitt. Kleine Unternehmen erreichen 49 Punkte. Weitere Ergebnisse des Digital Office Index im Überblick:

Personalbereich am weitesten fortgeschritten

In den einzelnen Geschäftsbereichen ist die Digitalisierung unterschiedlich stark ausgeprägt. Spitzenreiter ist die Produktion und Projektabwicklung, die in 74 Prozent der Unternehmen stark digitalisiert ist (mindestens zu 50 %). Die Abteilungen Personal/Human Resources und Buchaltung/Finanzen/Controlling sind jeweils in 66 Prozent der Unternehmen stark digitalisiert. Im Ranking folgen dahinter die Geschäftsbereiche Marketing (62 Prozent), Einkauf (54 %), Logistik (53 %) sowie der Bereich Forschung und Produktentwicklung (30%).

Nur sechs von zehn Unternehmen (58 %) haben nach eigenen Angaben die erforderlichen personellen Ressourcen, um die Digitalisierung voranzutreiben. Bei Großunternehmen sind es mit 71 Prozent etwas mehr, bei Mittelständlern liegt der Anteil bei 63 Prozent. Unter den kleinen Unternehmen geben 57 Prozent an, dass Personal für die Digitalisierung vorhanden ist.

Unternehmen halten Investitionsbedarf für zu hoch

Aus Sicht der Unternehmen hemmen verschiedene Faktoren den Fortschritt der Digitalisierung. Sechs von zehn Unternehmen (60 %) sagen, der Investitionsbedarf sei zu hoch. Gleichzeitig will fast jedes zweite deutsche Unternehmen (46 %) im laufenden Jahr mehr in die Digitalisierung investieren. Den Zugriff auf sensible Unternehmensdaten fürchten 41 Prozent der Unternehmen, die Angst vor Datenverlust haben 40 Prozent. 37 Prozent halten den wirtschaftlichen Nutzen für unklar. Weiteres Hemmnis ist der Widerstand innerhalb des eigenen Unternehmens (28 %). 27 Prozent der Befragten sagen, bestehende rechtliche und regulatorische Bestimmungen behindern eine weitere Digitalisierung.

Konkrete Beispiele für digitale Büro- und Verwaltungsprozesse sind die elektronische Rechnung sowie die Möglichkeit, Papierakten zu digitalisieren. Bereits sieben von zehn Unternehmen (69 %) haben ihre Papierakten zumindest teilweise digitalisiert. Seine Rechnungen erstellt heute bereits mehr als jedes sechste Unternehmen (18 %) überwiegend elektronisch.

Enterprise Content Management-Lösungen helfen, Informationen besser zu verteilen oder Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, digital zu archivieren und wiederzufinden. "ECM ist zentraler Wegbereiter für das Digital Office", sagte Biffar. Ein Beispiel dafür sind Software-Systeme zur Digitalisierung von Dokumenten wie dem Scannen von Papierunterlagen. Jedes zweite Unternehmen (51 %) nutzt ein solches System und weitere 14 Prozent haben das konkret geplant.

44 Prozent verwenden Software für Prozess-Management

44 Prozent setzen Software für das Prozess-Management ein, mit der zum Beispiel der Vorgesetzte eine Rechnung oder einen Urlaubsantrag freigeben kann; 18 Prozent planen den Einsatz. Systeme zur digitalen Archivierung und Verwaltung von Dokumenten nutzen bereits 35 Prozent der befragten Unternehmen und 24 Prozent planen die Nutzung. Output-Management-Systeme regeln, über welche Kanäle Informationen verteilt werden. Jedes dritte Unternehmen (33 %) nutzt bereits ein solches System, weitere 16 Prozent planen die Nutzung.

Business Collaboration Tools verwenden 31 Prozent der Unternehmen, weitere 22 Prozent planen den Einsatz. Software, mit denen Mitarbeiter unabhängig vom Standort Unternehmensinformationen recherchieren können, ist bei 28 Prozent der befragten Unternehmen bereits im Einsatz, weitere 15 Prozent planen die Nutzung. 18 Prozent der Unternehmen nutzen ECM-Lösungen, die eingehende Dokumente und Informationen automatisch erkennen; wie zum Beispiel eine Software, die den Inhalt der klassischen Briefpost digital erfasst und direkt an die zuständige Abteilung weiterleitet, weitere 19 Prozent planen den Einsatz eines solchen Programms.

Bitkom