Digitale Buchführung: Neue Regeln schaffen Probleme

Buchhaltung Abrechnung
Scans von Firmenunterlagen: Inzwischen gibt es viel Ärger mit den neuen Bestimmungen zum Umgang mit steuerrelevanten, elektronischen Belegen. Foto: Paul-Georg Meister/pixelio.de

Seit Januar gelten neue "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD). Sie beschreiben konkret, wie sich die Finanzverwaltung die Buchführung und sonstige steuerrelevante Aufzeichnungen in Unternehmen vorstellt, wenn sie mit Hilfe von Software und IT-Systemen erstellt wurden.

Der Weg elektronischer Belege soll damit besser nachvollziehbar und nachprüfbar werden. Betroffen sind nicht nur bilanzierungspflichte Unternehmen, sondern sämtliche Buchführungs- oder Aufzeichnungspflichtigen, also auch so genannte Einnahmen-Überschuss-Rechner, wie Kleinstunternehmen und die Mehrzahl der Freiberufler. Angewandt werden sollen die neuen Grundsätze auch auf Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchführung. Dazu zählen etwa die Material- und die Warenwirtschaft, die Lohnabrechnung und die Zeiterfassung.

Die neuen Regeln haben es in sich. Sie fassen nicht nur bisherige Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung zusammen, sondern konkretisieren und verschärfen sie. Dabei geht es vor allem um die Verfahrensdokumentation. Aus ihr sollen von nun an Aufzeichnungsprozesse und eingesetzte Speichermedien nachvollziehbar werden.

Auch andere Anforderungen werden benannt. Unbare Geschäfte sollen innerhalb von zehn Tagen erfasst werden. Mit der Erfassung ist aber nicht zwingend eine IT-technische Erfassung von Belegen und Geschäftspapieren innerhalb der Frist gemeint. Bei kleinen Unternehmen reicht eine geordnete Ablage, in der die Belege sicher und chronologisch aufbewahrt werden, zum Beispiel en einem Ordner. Detailliert beschrieben werden in den GoBD auch die Journalfunktion und die Kontierung der Belege. Allerdings sind nur Papierbelege davon betroffen, denn elektronische Dokumente dürfen nicht verändert werden. Bei letzteren soll mit einem Index gearbeitet werden.

Für Kleinstunternehmen besonders schwierig dürfte das in den neuen Gründsätzen vorgesehene interne Kontrollsystem werden. Es soll einzelne Schritte zur Datensicherheit nachweisen. Unternehmer tragen jetzt die alleinige Verantwortung dafür, dass die eingesetzte Software den GoBD-Anforderungen entspricht. Für problematisch hält die Finanzverwaltung ausdrücklich leicht änderbare Office-Formate. Der IT-Dienstleister Datev rät Unternehmern, über die neuen Regeln unbedingt mit ihrem Steuerberater zu sprechen.

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