Fit für die Zukunft

Als ich im Jahr 2008, zunächst als Bauleiter und etwa ein Jahr später als Bereichsleiter "Gartengestaltung", ins elterliche Unternehmen eingetreten bin, habe ich klare Strukturen und eine störungsarme Organisation vorgefunden. Diese hat mein Vater, Helmut Haas, auf Grundlage des durch das Netzwerk Galanet entwickelte Organisationssystem, in den zurückliegenden Jahren aufgebaut und eingeführt. Es waren also für die einzelnen Organisationsprozesse die Abläufe klar festgelegt und formuliert und es waren dafür die nötigen Formblätter vorhanden.

Weiter wurde mit einem EDV-Programm gearbeitet, das mein Vater bereits ab dem Jahr 1985, in Zusammenarbeit mit seinem Schwager, entwickelt hat. Dieses wurde in den folgenden Jahren fortwährend an die betrieblichen Anforderungen angepasst. Alle Prozesse konnten damit perfekt abgewickelt werden. Da mein Onkel aber für sein kleines Softwarehaus keinen Nachfolger hatte, habe ich ab dem Jahr 2010 Dataflor ins Unternehmen eingeführt und mich intensiv mit dem Programm auseinandergesetzt. Da die Erfassung der Baustellendaten, insbesondere die Mitarbeiterstunden, für mich nicht zufriedenstellend war, wurde durch uns, als eines der ersten Unternehmen, das Programm Galawork als zusätzliches Tool eingesetzt. Dies hatte einen Quantensprung in der Organisation zur Folge. Später kam zur Ortung und Kontrolle der Zeiterfassung durch die Vorarbeiter, sowie zur automatisierten Buchung der Leistungsgeräte, GeoCapture dazu.

Die auf dem Markt zur Verfügung stehenden Programme und Digitalisierungs-Tools, konnten aber bei weitem nicht meine Anforderungen an eine transparente und zahlenorientierte Unternehmenskommunikation erfüllen. Darum habe ich im Jahr 2020 damit begonnen, innerhalb des Microsoft 365°-Kosmos, eigene Digitalisierungstools zu entwickeln. Das "Mitarbeiterentwicklungs-Tool" wurde bereits in Neue Landschaft 11/2023 vorgestellt. Weiter selbstentwickelte Tools, die wir den Partnern des Galanet- Netzwerkes zur Verfügung stellen, sind nachfolgend kurz beschrieben:

Intranet – "HAASenStall"

Das altmodische "Schwarze Brett" wurde durch eine moderne Kommunikation ersetzt. Über diese werden die Mitarbeiter zeitnah und transparent, über alles Wichtige im Unternehmen informiert. Da alle Mitarbeiter einschließlich der Auszubildenden über einen Office 360-Account verfügen, haben sie über ihr Handy/Tablet Zugang zum "HAASenStall". Hier werden neue Mitarbeiter begrüßt, die Haas-Benefits dargestellt, für Mitarbeiter wichtige Dokumente hinterlegt und über den Bereich "HAASenFutter", werden Schulungsvideos eingestellt. Auch auf unsere Wissensdatenbank, auf der weit über hundert Regeldetails und Verlege-Anleitungen zur Verfügung stehen, haben unsere Mitarbeiter auf der Baustelle Zugriff.

Anfrage-Tracker

Alle Kundenanfragen werden über eine Eingabemaske erfasst und dem dafür verantwortlichen Mitarbeiter zur Bearbeitung zugewiesen. Auch wird hier der Status der Anfrage wie zum Beispiel Kontakt aufgenommen/Beratung durchgeführt/Angebot versendet/Auftrag erhalten usw. hinterlegt. Durch eine Wiedervorlage wird die verantwortliche Person daran erinnert, den Kundenkontakt entsprechen dem Status zu bearbeiten. Auch können die bei jedem Kontakt durchgeführte Aktivitäten, als Historie hinterlegt werden. Durch eine automatisierte Auswertung und die Eingabe des Datums von. . . bis. . . , werden folgende Infos grafisch dargestellt: Anfragen pro Geschäftsbereich, pro Bauleiter und über welche Marketingkanäle gekommen. Weiter ist sichtbar, in welchem Status sich die Anfragen eines bestimmten Bauleiters befinden.

Abgebebene Angebote pro Bauleiter und Geschäftsbereich

Durch eine Schnittstelle zu Dataflor, werden automatisiert alle in einem ausgewählten Zeitraum abgegebenen Angebote, mit den jeweiligen Angebotssummen und den dafür kalkulierten Arbeitsstunden, aufgezeigt. So ist zum Beispiel sehr gut sichtbar, welcher Bauleiter wie viele Angebote und mit welchem Auftragswert, pro Woche erstellt hat.

Auftragseingang

Ein Tag vor der Bauleiter-Sitzung werden die Bauleiter im Teams-Chat automatisiert aufgefordert, den Auftragseingang der zurückliegenden Woche zu nennen. Dieser Euro-Wert wird vom Bauleiter im Teams-Chat eingetragen und abgesendet. Alle Einträge der Bauleiter werden automatisiert zusammengefasst und in einer Wochenübersicht dargestellt. Auch ein Wochenvergleich der letzten fünf Jahre wird dargestellt. So ist der wöchentliche Auftragseingang pro Bauleiter ersichtlich sowie der Vergleich mit den Vorjahren.

Abgerechnete Leistungen

Durch eine Schnittstelle zu Dataflor, werden automatisiert alle geschriebenen Rechnungen pro Woche aufsummiert dargestellt und mit der Soll-Abrechnungssumme aus der Plankostenrechnung verglichen. Auch ist die Abrechnungssumme des Bauleiters pro Projekt und Woche, sowie kumuliert von Woche 01 bis zum heutigen Tag ersichtlich. So ist sehr gut ersichtlich, welcher Bauleiter wie viel abgerechnet hat.

Abrechnungspotential

Durch die tägliche Eingabe der Einzelkosten (Mitarbeiterstunden, Leistungsgerätestunden, Material, Pflanzen und Subunternehmerleistung) und der konsequenten Nachkalkulation jeder Abschlags- und Schlussrechnung, sowie über eine Schnittstelle zu Dataflor, wird automatisiert pro Bauleiter das Abrechnungspotential gesamt und pro Projekt, graphisch dargestellt. Im Abrechnungspotential sind alle auf einer Baustelle erbrachten Leistungen erfasst, die vom Bauleiter noch nicht abgerechnet sind. Durch diese Darstellung sieht der Bauleiter sofort, auf welcher Baustelle das größte Abrechnungspotential vorhanden ist, und kann so seine Abrechnungstätigkeit priorisieren.

Sobald über Galawork Einzelkosten für eine Baustelle erfasst werden, steigt das Abrechnungspotential. Wird dagegen eine Rechnung geschrieben, sinkt das Abrechnungspotential und die die "Abgerechneten Leistungen" steigen.

Online-Shop

Über unseren für die Mitarbeiter nicht zugänglichen Online-Shop, verwalten wir zwischenzeitlich etwa 1600 Artikel an Materialien und Werkzeugen. Die Vorarbeiter bestellen über ihr Tablet, den Bedarf an Materialien und Werkzeugen für ihre Baustelle. Sobald der Vorarbeiter seine Bestellung abgeschlossen hat, wird der Lagerist darüber automatisch in Teams informiert. Sobald der Lagerist die Kommission abgeschlossen und diese in einer eigens dafür vorgesehenen Box, dem Vorarbeiter zur Abholung bereitgestellt hat, erhält der Vorarbeiter automatisch in Teams eine Information. Ebenso wird automatisch ein Lagerentnahmeschein für die Kommissionsbox ausgedruckt und dem Bauleiter ein Lieferschein, mit und ohne Preise, im Dokumentenmanagementsystem (DMS) zugeordnet. Diese Lieferscheine dienen dem Bauleiter zur Belastung des Materials auf die Baustelle und zur späteren Abrechnung. Auch persönliche Abholungen von Materialien und Werkzeugen am Morgen vor Arbeitsbeginn, sind über den Lageristen möglich. Sobald ein Artikel die vorgegebene Mindestmenge unterschreitet, wird automatisiert ein Bestellvorschlag für den hinterlegten Lieferanten erzeugt. So wird die ständige Verfügbarkeit aller Materialen und Werkzeuge sichergestellt. Durch dieses Tool ist auch zu jeder Zeit ersichtlich, welcher Mitarbeiter, welche Materialien und Werkzeuge sowie in welcher Anzahl, erhalten hat. Auch ist zu jedem Zeitpunkt, der aktuelle Inventurbestand, und zwar in Menge und dem Euro-Betrag ersichtlich.

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen im Garten- und Landschaftsbau ihre Dokumente organisieren und verwalten. Durch ein DMS werden alle Dokumente digital archiviert, was die Papierflut und physischen Ablagen drastisch reduziert. Dies ermöglicht nicht nur eine platzsparende Archivierung, sondern auch den schnellen und einfachen Zugriff auf Dokumente von jedem Ort aus. Zudem erleichtert ein DMS die Zusammenarbeit, da Dokumente problemlos gemeinsam genutzt und bearbeitet werden können. Durch automatisierte Workflows und Benachrichtigungen werden Arbeitsabläufe effizienter und Fristen werden eingehalten. Die Sicherheit wird durch Zugriffsrechte und Versionierung erhöht, sodass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Informationen haben und jederzeit nachvollziehbar ist, welche Änderungen an Dokumenten vorgenommen wurden.

Seit der Einführung im Jahr 2022 haben wir die Anbindung an die Datenbank von Dataflor über eine REST API umgesetzt. Dies ermöglicht es uns, alle Informationen aus Dataflor auch im DMS zur Verfügung zu haben. Das erleichtert den Zugang zu relevanten Daten und integriert verschiedene Systeme nahtlos. Ein besonderer Fokus liegt auf der Implementierung von Workflows für Lieferscheine, Kreditoren- und Debitorenrechnungen. Am Beispiel des Workflows für Lieferscheine, zeigt sich die Effizienz des Systems:

Die durch die Vorarbeiter eingescannten Lieferscheine werden ausgelesen und deren Daten automatisiert mit den Informationen von Dataflor angereichert. Dadurch wird die Metadatenkarte eines Lieferscheins möglichst vollständig ausgefüllt und dem betreffenden Bauleiter zugewiesen. Danach wird der Workflow zur Erfassung des Lieferscheins gestartet, bei dem der Bauleiter den Lieferschein prüfen und gegebenenfalls Daten ergänzen muss. Beispielsweise, ob der Lieferschein für die Abrechnung relevant ist und wenn ja, für welche Position. Anschließend wird der Lieferschein in Dataflor gebucht und als fertig bearbeitet markiert sowie automatisch an der richtigen Stelle abgelegt.

Über intelligente Ansichten sind beispielsweise die Lieferscheine, die für die Abrechnung benötigt werden, sofort im Zugriff und können dem Auftraggeber per Download zur Verfügung gestellt werden. Jedes Dokument, ist im Volltext durchsuchbar und Informationen wie beispielsweise die aktuellen Einkaufspreise für spezielle Materialien, sind sofort auffindbar.

Drohnenvermessung

Die Drohnenvermessung ist eine innovative Methode zur präzisen Erfassung von Gelände- und Flächendaten im Garten- und Landschaftsbau. Drohnen können große Flächen sehr schnell und kostengünstig erfassen und liefern dabei äußerst genaue Daten. Dabei ist es wichtig, Drohnen zu benutzen, die über ein RTK-Signal verfügen, um die Genauigkeit der Vermessung zu erhöhen. Bedenken von Auftraggebern sind nicht gerechtfertigt, da die verwendete Technik und die Ergebnisse der Photogrammetrienorm DIN 18740 entsprechen.

Die erzeugten Einzelbilder werden mit der Software Metashape zu einem Orthofoto zusammengefügt und eine Punktwolke generiert. Diese Daten werden dann zum einen in Greenxpert weiterverarbeitet und zum anderen über die PIX4D-Cloud dem Bauleiter und dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt.

Wir nutzen die Drohnentechnik für die Bestandsaufnahmen, als Basis für die Planung, für Zwischenaufmaße bis hin zur Abrechnung. Und zwar für alle Projekte, egal ob es ein kleiner Hausgarten ist oder eine große öffentliche Außenanlage, mit mehreren Hektar.

Durch den Einsatz von Drohnen und der damit verbundenen Technologie, können wir die Daten erheblich schneller erfassen und dabei einen deutlich höheren Informationsgehalt erreichen. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, bei gleichzeitig deutlich höherem Informationsgehalt.

Die Aufgabe der Unternehmensführung ist es nun zu beurteilen, ob mit den auf dem Markt angebotenen Digitalisierungs-Tools der gewünschte Organisationsablauf abgebildet werden kann. Sollte diese Frage mit "nein" beantwortet werden, bleibt nur der wesentlich schwierigere und zeitaufwendigere Weg der Selbstentwicklung.