Freiflächenmanagement in der Wohnungswirtschaft

von

Repräsentative und abwechslungsreiche Vorgärten erhöhen die Mieterzufriedenheit. Foto: Wolfgang Telöken

Aspekte der Wohnsituation nach ihrer Wichtigkeit. Quelle: Wolfgang Telöken

Schon seit einigen Jahren wird das in der Vergangenheit vernachlässigte Thema "Freiflächenmanagement" in unserer Branche neu entdeckt. Die Hochschulen bieten Module oder sogar separate Studiengänge dazu an. Die Forschungsgesellschaft Landschaftsentwicklung Landschaftsbau (FLL) hatte 2019 schon die 2. Ausgabe zu diesem Thema herausgebracht und sich in einem Fachbericht mit dem Winterdienst beschäftigt.

Timm Sassen von der Immobilienentwicklungsgesellschaft Greyfield aus Essen sagte in einem Interview mit der Westdeutschen Allgemeinen Zeitung (WAZ): "Deutschland ist fertig gebaut". Das bedeutet, es gibt viel Bestand, den es zu entwickeln und zu pflegen gilt. Natürlich spielen die Freiräume, besonders durch den sehr dynamischen Grünanteil, in diesem Zusammenhang eine besondere Rolle.

Besonders die Kommunen und die Wohnungswirtschaft besitzen viele Freiflächen und müssen sich um diese kümmern. Sowohl auf der Seite der Auftragnehmer als auch auf der Seite der Auftraggeber fehlt leider immer häufiger gutes Fachpersonal und muss daher aus anderen Branchen und Fachbereichen kompensiert werden. Jedoch gehört zum Managen und Entwickeln von Freianlagen die Kernkompetenz zu den Themen "Vegetation" und "Umweltschutz" zwingend dazu. Vor allem Kenntnisse zur Vegetation können andere Fachbereiche nicht bieten.

Ziele der Freiflächenpflege

Die Mieterzufriedenheit ist für den wirtschaftlichen Erfolg einer Wohnungsgesellschaft von großer Bedeutung. Die Zufriedenheit beeinflusst im hohen Maße die Mieterbindung und kann zu einer Reduzierung der Fluktuation führen. Zugleich wird das Image und somit die Außenwirkung positiv beeinflusst. Ein wichtiger Faktor im Hinblick auf aktuelle oder auch zukünftige Interessenten. Was ist aber aus Mietersicht wichtig? Diese Frage hat sich auch die Allbau GmbH, städtische Wohnungsgesellschaft mit circa 17 700 Wohnungen in Essen, gestellt. Freiflächen von etwa 1,4 Millionen Quadratmetern - verteilt über das gesamte Stadtgebiet - müssen von ihr instandgehalten, gepflegt und entwickelt werden. Die dafür erforderlichen Leistungen sind zu definieren, auszuschreiben, zu vergeben und zu kontrollieren. Anders als bei einer Neubauanlage hat die "Baustelle" in der Grünpflege sowohl zeitlich, örtlich als auch von der Flächengröße andere Dimensionen und verteilt sich zurzeit auf fünf Auftragnehmer.

Die Freiflächenpflege umfasst eine Vielzahl von sehr unterschiedlichen Leistungen und bedarf in der Umsetzung sehr unterschiedliche fachliche Qualifikationsgrade. Die Leistungsintensität und der Leistungszeitpunkt sind kurzfristig, witterungsabhängig und jahreszeitlich bestimmt. Kurz- und mittelfristig ist sicherlich mit einer Anpassung der Leistungsintensität bedingt durch den Klimawandel zu rechnen. Ohne ein Managementsystem ist eine solche Leistung nicht zu organisieren und zu kontrollieren. Seit vielen Jahren ist ein Freiflächenmanagement-System beim Allbau im Einsatz und wurde durch Ergebnisse im Rahmen einer Mieterbefragung im letzten Jahr weiterentwickelt. Aus der Befragung ergaben sich folgende Faktoren.

Entwicklung der Beschwerden

Um die Entwicklung der Mieterzufriedenheit durch eine bessere Freiflächenpflege zu optimieren, wurden bei Allbau schon seit vielen Jahren die Beschwerden der Mieter hinsichtlich der Pflegeleistung gezählt und ausgewertet. Gerade in den ersten Jahren konnte eine starke Reduzierung der Beschwerden erreicht werden. Die Anzahl der Beschwerden ist seit 2011 so niedrig, dass sich eine schwächere Leistung in einem von zehn Bezirken sofort deutlich prozentual bemerkbar macht.

Die Anzahl der Mieterbeschwerden beziehen sich auf einen gleichbleibenden Bestand von ca. 18.000 Wohnungen. Quelle: Wolfgang Telöken

Aufenhaltsqualität und Treffpunkt sind wichtige Elemente für eine gute Nachbarschaft. Foto: Wolfgang Telöken

Kundenbindung

Das Erscheinungsbild einer Wohnimmobilie wird von dem Gebäude und in einem großen Maße von den Außenanlagen geprägt. Hierbei spielen die Gestaltung und der Pflegezustand eine große Rolle. Das Erscheinungsbild ist den Mietern wichtig und trägt damit zur Kundenbindung bei. Ebenfalls bedeutsam ist der Pflegezustand für die Neuvermietung. Der erste Eindruck einer Wohnanlage wird durch das Freiraumbild bestimmt und ist ein wichtiger Faktor für die Entscheidung von Neukunden.

Daher muss die Zielsetzung einer Freiflächenpflege das Erscheinungsbild besonders im Fokus haben. Dazu gehört eine gepflegte und saubere Außenanlage mit dem Schwerpunkt des Eingangsbereiches. Was das im Einzelnen heißt, muss definiert und vereinbart werden.

Für eine Definition kann der "Bildqualitätskatalog Freianlagen" der FLL mit seinen über 200 Bildqualitätsmaßstäben hilfreich sein. Für die Anlagen der Allbau GmbH wird die Qualitätsstufe B als unterste Qualität angestrebt. Für einzelne Bereiche (z. B. Eingang) oder für einzelne Maßnahmen kann auch die Qualitätsstufe A sinnvoll sein. Die Qualitätsstufen werden in dem Bildqualitätskatalog von A+ bis D unterteilt. Hierbei gelten A+ und D als Abgrenzungsbereiche.

Das Thema Nachhaltigkeit hat sowohl einen wirtschaftlichen Effekt für das Unternehmen als auch eine umweltpolitische Dimension. Ziel ist es, die Freianlage durch die Pflege im Wert mindestens zu erhalten und in der Art und Weise der Durchführung und im Einsatz der Mittel ebenfalls eine Nachhaltigkeit zu berücksichtigen.

Die bisher genannten Ziele sind auf eine Kosten-/Nutzenanalyse abzustimmen. Das heißt, dass die geforderte Qualitätsstufe in der Freiflächenpflege im Verhältnis zum Nutzen gesetzt werden muss. Je höher die Qualität, desto höher der Preis. Der Preisanstieg ist jedoch im Bereich der oberen Qualitätssteigerung proportional höher als im Bereich der unteren Qualitätssteigerung. Wahrscheinlich verhält es sich umgekehrt bei der Steigerung des Nutzens.

Steigerung der Leistungsqualität

Die positive Entwicklung der Leistungsqualität ist ein Ergebnis aus der Einführung eines Freiflächenmanagements und beinhaltet folgende Faktoren:

Die Leistungsvergabe erfolgt nach der Vergaberichtlinie der Allbau GmbH und nach den Grundsätzen der VOB. Eine besondere Beachtung bei der Vergabe der Freiflächenpflegeleistung findet der Paragraf 16 der VOB A "Prüfung und Wertung der Angebote". Er sieht vor, dass Angebote mit unangemessen hohen oder niedrigen Preisen keinen Zuschlag erhalten. Die Erfahrung hat gezeigt, dass die Preise eher zu niedrig als zu hoch angeboten werden. Der Preis hat in einem nicht unerheblichem Maße Einfluss auf die Qualität der Leistung. Als Richtpreis dienen der aktuelle und der Preis der eigenen Kostenvorermittlung. Zu niedrige Angebote werden von der Wertung ausgeschlossen.

Bei einer schlechten Leistung erfolgt ein finanzieller Abzug. Entgegen der VOB, die eine Mangelbeseitigung vor einem finanziellen Abzug vorsieht, muss der Mangel zwar beseitigt werden, geht aber sofort mit einem finanziellen Abzug einher. Die Begründung bezieht sich auf den geschuldeten Erfolg der Leistung (Werkvertragsrecht). Bei der Grünpflege ist der geschuldete Erfolg nicht nur die Leistung, sondern auch die rechtzeitige Erledigung. Der Leistungsmangel kann beseitigt werden, nicht aber die zu spät erbrachte Leistung. Bei guter Leistungserbringung erfolgt eine jährliche Folgebeauftragung über fünf Jahre mit einer finanziellen Anpassung in Höhe der Tariferhöhung im vorausgegangenen Jahr. Als besonderen Bonus verlängert sich die Laufzeit um drei weitere Jahre mit jeweils einem einjährigen Vertrag.

In einem Rhythmus von circa drei Jahren findet eine Mieterbefragung statt. In den letzten drei Befragungen konnte die positive Bewertung kontinuierlich gesteigert werden. Im Vergleich zum Bundesdurchschnitt ist das Ergebnis deutlich besser. Die Bewertung erfolgt auf eine Skala von 1 bis 5. Je niedriger der Wert, desto höher die Kundenzufriedenheit. Quelle: Wolfgang Telöken

Auch aufwendigere Vegetation funktioniert in den Wohnanlagen. Foto: Wolfgang Telöken

Beispiel: Laubbeseitigung von A+ bis D. Fotos: Firma GRIS CONSULT Gageler

Auszug aus der Leistungsbeschreibung für die Freiflächenpflege. Quelle: Wolfgang Telöken

Leistungskontrolle (Objektüberwachung)

Die Leistung wird in einem Intervall von durchschnittlich einmal pro Monat durch den Bereich Außenanlagen stichprobenartig mit dem Auftragnehmer zusammen kontrolliert. Pro Pflegebezirk werden zwei Projekte angefahren, von denen ein Projekt dem Auftragnehmer bekannt ist. Das zweite Projekt ist unbekannt und wird nach dem Zufallsprinzip festgelegt. Dadurch soll verhindert werden, dass noch kurzfristig vor der Kontrolle Maßnahmen durchgeführt werden, die eine Beurteilung der Leistung verfälschen würden. Die Kontrolle wird in einem Protokoll dokumentiert und in einer Datenbank eingetragen. Die Kontrolle zum Ende des Jahres ist dann eine Abnahme im Sinne der VOB, erfolgt aber ebenfalls stichpunktartig. Bei den Terminen werden auch die Prüfungen zur Verkehrssicherheit bei Bäumen und Spielplätzen kontrolliert und dokumentiert, um die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen. Zudem muss die geforderte Dokumentation der Leistungen vorhanden sein. Die mangelfreie Kontrolle ist eine Voraussetzung für die Abschlagszahlungen und für die Schlusszahlung. Die Leistungsbewertung erfolgt aus unterschiedlichen Blickwinkeln. Im Zentrum stehen die Mieterbeschwerden, die im Laufe des Jahres gezählt und zwischen den Grünbezirken in ein vergleichbares Verhältnis gesetzt werden. Die Beschwerden werden pro 1000 Wohneinheiten berechnet.

Als weiteres Kriterium werden die Durchführungen der Reparaturmeldungen ausgewertet. Die Firma erhält dazu als erste Information eine sog. Call-Info (erfasste Meldung in einer Datenbank - zukünftig im digitalen Posteingang). Es erfolgt eine Rückmeldung durch die Firma und wenn erforderlich, wird ein Auftrag geschrieben. Gewertet werden Meldungen, die länger als vier Wochen im System als unerledigt bleiben. Die unerledigten Meldungen werden in einem prozentualen Verhältnis zu den gesamten Meldungen in einem Bezirk gesetzt.

Auch die Hausmeister werden einbezogen. Dabei wird die Leistung der Grünpflege des gesamten Jahres betrachtet und nach Schulnoten bewertet. In einem Bezirk sind mehrere Hausmeister tätig. Somit erhält eine Firma in der Regel auch mehrere Bewertungsnoten, aus denen dann eine Durchschnittsnote gebildet wird.

Die drei zuvor beschriebenen Leistungsbewertungen werden in ein Ranking gebracht, den Firmen zur Verfügung gestellt und in einer Gesamttabelle zusammengefügt. Die Kriterien erhalten die gleiche Gewichtung. Die Platzierung wird als Punktanzahl gewertet. Daraus ergibt sich: je niedriger die Punktzahl, desto besser die Gesamtplatzierung.

Ziel dieser Auswertung ist es, ein Anreiz zur Leistungsverbesserung bei den Firmen zu setzen, eine Entwicklung der Leistungsqualität zu erkennen und dadurch eine Entscheidungsgrundlage für die Weiterbeauftragung zu erhalten.

Leistungsbeschreibung

Die Leistungsbeschreibung ist in einer Tabellenform dargestellt und in Flächenarten nach dem Objektartenkatalog der FLL (aus dem Regelwerk "Freiflächenmanagement") unterteilt. Die Leistungen mit dem Hinweis auf die Häufigkeit sind den Flächenarten zugeordnet.

Die Leistungsbeschreibung beinhaltet drei Leistungsgruppen. Die erste bezieht sich auf die Freiflächenpflege mit Aufgaben wie Rasen- und Heckenschnitt, Laubbeseitigung, Säuberung befestigter Flächen etc. Die zweite Gruppe sieht die Kontrollen zur Verkehrssicherung bei Spielplätzen, bei Bäumen und bei den allgemeinen Freiflächen vor. Bei der dritten Leistungsgruppe handelt es sich um Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten. Diese Arbeiten werden nicht direkt, sondern nur optional mit ausgeschrieben, um flexibel, je nach Auslastung des Auftragnehmers beauftragen zu können. Andererseits soll die mögliche Beauftragung auch ein Anreiz darstellen, damit der AN Bedarfe rechtzeitig erkennt und kurzfristig erledigt.

Die Art der Leistungsbeschreibung ist überwiegend input-orientiert, und somit nach den Regeln der VOB ausgerichtet. In Bezug auf den Rasenschnitt ist allerdings eine output-orientierte Variante eingebaut. Dadurch ist sichergestellt, dass der Rasen, unabhängig vom Witterungsverlauf, die gewünschte Höhe hat. Zudem ergibt sich daraus eine Kostensicherheit.

Die Erstellung der "Besonderen Vertragsbedingungen" wurde juristisch begleitet und berücksichtigt die Besonderheiten bei der Freiflächenpflege. Dazu zählen unter anderem die Definition der Pflegeeinheiten, die Preiskontinuität für ein Kalenderjahr, die Vertragslaufzeit, die Regelungen zur Leistungskontrolle und die Regelungen zur Vertragsstrafe.

Nach dem Regelwerk der FLL "Empfehlungen für die Planung, Vergabe und Durchführung von Leistungen für das Management von Freianlagen" sind Beauftragungen der Grünpflegeleistungen Werkverträge. Die Begründung dafür ist der geschuldete Erfolg des Auftragnehmers für ein festgelegtes Arbeitsergebnis. Daher kann für die Grünpflege auch ein VOB-Vertrag vereinbart werden. Die VOB ist zum einen geübte Praxis und zum anderen für beide Vertragsparteien vorteilhafter und praxisnäher als die Regelungen im BGB.

Bei der Auswahl der Firmen für eine beschränkte Ausschreibung sollten folgende Kriterien berücksichtigt werden:

  • Fachkunde: Die zu erbringenden Leistungen stellen unterschiedliche Anforderungen an die Qualifizierung des Personals. Hoch ist der Anspruch zum Beispiel bei der Kontrolle von Bäumen und Spielplätzen zur Verkehrssicherung oder bei der Kronenpflege von Bäumen. Weniger hoch sind die Anforderungen dagegen beispielsweise für das Beseitigen von Laub. Für die Verkehrssicherungskontrollen sind entsprechende Qualifizierungsnachweise erforderlich.
  • Firmengröße: Der gesamte Allbau-Bestand ist in zehn "Grünbezirke" unterteilt. Die Bezirke sind geografisch zusammenhängend. Dadurch sind ein wirtschaftliches Arbeiten und ein günstiger Preis möglich. Die Bezirke besitzen eine unterschiedliche Größe. Selbst der kleinste Bezirk hat aber eine Größenordnung, die eine Mindestgröße, sowohl hinsichtlich der Anzahl an Arbeitskräften und Maschinen, des Dienstleisters voraussetzt. Durch die Beauftragungen von Kleinreparaturen kommt ein weiteres Arbeitsvolumen dazu.
  • Firmenstandort: Die Entfernung zwischen dem Einsatz- und dem Firmenstandort bestimmt die Länge der unproduktiven Arbeitszeit. Das ist primär ein Faktor, den der AN berücksichtigen und kalkulieren muss. Die Erfahrung hat allerdings gezeigt, dass die unproduktive Zeit oft zu Lasten der produktiven Zeit kompensiert wird, um einen wettbewerbsfähigen Preis anbieten zu können. Daher sollte auch die Entfernung bei der Auswahl des Dienstleisters mitbewertet werden.
  • Nachhaltigkeit: In den nächsten Jahren sollten die Firmen ein nachhaltiges Handeln nachweisen können.

Gepflege Freianlagen gehören zu einem guten Service. Foto: Wolfgang Telöken

Gepflege Freianlagen gehören zu einem guten Service. Foto: Wolfgang Telöken

Leistungsvergabe

Die grundsätzlichen Kriterien bei der Vergabe der Leistung sind die Leistungsfähigkeit und die Fachkunde der Firma sowie der angebotene Preis. Der Preis wird im Angebotsverfahren pauschal abgefragt und beinhaltet alle im Leistungsverzeichnis aufgeführten Leistungen und alle Flächenarten im Außenbereich. Um den Preis besser beurteilen zu können, werden weitere Parameter abgefragt. Der Stundensatz dient zur Beurteilung der Fachlichkeit und der Realitätsnähe. Das Zeitvolumen resultiert aus dem angesetzten Prozentsatz für die Materialkosten, dem Gesamtpreis und dem Stundensatz. Hierdurch ist ein Vergleich der tatsächlichen Zeitleistung zwischen den Bietern möglich.

Die oben aufgeführten Parameter dienen dazu, das Angebot auf eine nachvollziehbare Kalkulation beurteilen zu können. Bei extremen Auffälligkeiten wird das Angebot ausgeschlossen. Der angebotene Preis ist in Relation zu der eigenen Kostenvorermittlung und dem alten Preis zu setzen. Die Gefahr einer nicht zufriedenstellenden Leistung und somit unzufriedener Kunden ist bei einem zu niedrigen Preis zu groß. Die Wirtschaftlichkeit ist durch die Vergabe eines zusammenhängenden Gesamtpaketes (Bezirk) ohnehin deutlich gegeben.

Um die Leistungskotrolle konkreter und transparenter zu gestalten, sind seit dem Jahr 2019 Änderungen im System umgesetzt worden. Das betrifft auch die Leistungsbewertung. Die Kontrolle der Leistungsqualität und der rechtzeitigen Leistungserbringung erfolgt stichprobenartig durch den Bereich Außenanlagen und wird auch weitergeführt. Zusätzlich erfolgt eine Kontrolle durch die Hausmeister. Hierfür wurde bereits eine App implementiert, die die Hausmeister über das Handy aufrufen können. Bewertet wird die Leistung einmal im Monat mit einer Gewichtung der Leistungen nach Wichtigkeit. Jeder Hausmeister erhält nach dem Zufallsprinzip eine Pflegeeinheit pro Monat zur Kontrolle. Alle erforderlichen Leistungen, entsprechend der Jahreszeit, werden aufgerufen. Weitergeführt wird die Bewertung durch das Zählen der Mieterbeschwerden.

Der Ökologische Aspekt erhält in der Freiflächenpflege einen immer größeren Stellenwert. Foto: Wolfgang Telöken

Leistungsbewertung

Für die Leistungsbewertung werden drei Kontrollsysteme ausgewertet und in einer Gesamtbewertung zusammengefügt. Das sind die Mieterbeschwerden, die Reparaturerledigung und die Hausmeisterkontrolle. Die drei Systeme werden unterschiedlich gewichtet. Innerhalb der Systeme erfolgt eine Abstufung zunächst nach der Platzierung (Bewertungsunterschiede zwischen den Firmen). Ein weiteres Kriterium berücksichtigt den Unterschied zwischen den Messzahlen. Daher nimmt nicht nur die Platzierung, sondern auch die Messzahl Einfluss auf das Endergebnis der Leistungsbewertung.

Die Leistungsbewertung dient zur Entscheidungsfindung, ob eine Firma einen Folgeauftrag sowohl innerhalb der ersten fünf Jahre als auch als Bonus bis zu acht Jahren Laufzeit erhält.

Die Grenzwerte für eine Weiterbeauftragung sind wie folgt festgelegt.

  • Mieterbeschwerden: 2-fache Wertung
  • Bewertung durch den Hausmeister: 1-fache Wertung
  • Reparaturerledigung: 1-fache Wertung

Punktesystem: Die maximale Gesamtpunktzahl beträgt 16. Bei einer Gesamtpunktzahl von kleiner als sechs erfolgt keine weitere Beauftragung in der Grünpflege. Ab einer Punktzahl von neun und mehr in drei von fünf Jahren, wobei das letzte Jahr eine Bewertung von mindestens neun Punkten haben muss, erfolgt eine optionale Verlängerung um drei Jahre. Innerhalb dieser drei Jahre müssen für eine weitere Beauftragung ebenfalls mindestens sechs Punkte zum Jahresende erreicht werden.

Fazit

Besonders in der Grünpflege und bei großem Bestand ist eine transparente Leistungskontrolle und -bewertung für ein gutes Ergebnis eine unbedingte Voraussetzung. Schon bei der Ausschreibung sollten nicht nur die Leistung, sondern auch die zu erbringenden Nachweise und das Leistungskontroll- und Bewertungsverfahren ausführlich beschrieben werden.

Dieser Artikel erschien in der Ausgabe NEUE LANDSCHAFT 02/2021 .

NEUE LANDSCHAFT Stellenmarkt

http://jobs-in-gruen-und-bau.de/index.php?id=123&tx_patzerboerse_paboeplugin[division]=2&tx_patzerboerse_paboeplugin[unterthemen]=261++237&no_cache=1

Wie kann ich mein Stellenangebot hier veröffentlichen? Weitere Informationen
http://jobs-in-gruen-und-bau.de/index.php?id=123&tx_patzerboerse_paboeplugin[division]=2&tx_patzerboerse_paboeplugin[unterthemen]=261++237&no_cache=1

Ausgewählte Unternehmen

Alle Anbieter auf LLVZ.de ansehen
https://llvz.de/index.php?id=52&tx_pvnews_pi1[hero]=true&tx_pvnews_pi1[unterthema]=261++237&no_cache=1