Schleswig-Holstein: Aufräumexperte gibt Tipps fürs neue Jahr

Einmal aufräumen und dann nie wieder. Ob das klappen kann? Jürgen Kurz jedenfalls versicherte das in seinem Vortrag "Für immer aufgeräumt" zu dem der Fachverband Garten-, Landschafts- und Sportplatzbau (FGL) Schleswig-Holstein und re-natur im Dezember Kollegen und Geschäftspartner eingeladen hatten. Aufräumexperte Jürgen Kurz erstaunte seine Zuhörer mit zahlreichen, auch ungewöhnlichen Tipps. Er versprach erhebliche Kostenersparnis, wenn weniger Zeit mit dem Suchen nach Dingen, Dateien und Daten verbracht wird und forderte seine Zuhörer auf, mutig zu sein und neue Wege der Ordnung zu beschreiten. Das Ziel: effizientes und entspanntes Arbeiten.

13,5% der Arbeitszeit mit Suchen vergeudet

Wer kennt das nicht: Rechts vom Computer stapeln sich Zeitschriften, Flyer und Broschüren, die man immer nochmal ansehen wollte. Links liegen alte Angebote und Entwürfe - falls nochmal jemand danach fragt. Und wo auf dem Server findet man nochmal Vertragsvorlagen? Rund 50 Landschaftsgärtner, Architekten, Händler und Zimmerleute waren in den Kräuterpark nach Stolpe gekommen, um von Organisationsberater Kurz zu lernen, wie es anders geht. Der Profi, zu dessen Kunden Konzerne wie die Daimler AG, die Lufthansa und ordnungssuchende Mittelständler gehören, steht für klare Strukturen und definierte Aufräum-Regeln am Arbeitsplatz. "13,5 Prozent wertvoller Arbeitszeit wird heute für das Suchen verschwendet, somit sind nur drei von fünf Arbeitstagen effizient", zitierte Kurz Ergebnisse einer in Deutschland durchgeführten Online-Befragung zur Arbeitseffizienz im Büro. Die Studie hatte die AKAD Hochschule in Leipzig in Zusammenarbeit mit der tempus GmbH und ihrem Geschäftsführer Jürgen Kurz durchgeführt. Sie ergab, dass erhebliche Kosten eingespart werden können, wenn einmal ordentlich aufgeräumt wird. Denn wer weniger Zeit mit Suchen vergeudet, sei schneller, gelassener und preiswerter. "So kommt das Aufräumen allen zugute: dem Unternehmen, dem Unternehmer, den Mitarbeitern und dem Kunden."

Unterlagen-Stapel in der Höhe begrenzen

Für alle, die im Anschluss an den Vortrag gleich durchstarten wollten, hatte Kurz wertvolle Tipps zur Überwindung des täglichen Chaos parat. Eines der wichtigsten Schlagworte lautete "Begrenzung". Jürgen Kurz empfiehlt jedem Unternehmen, sich auf eine auf Zentimetern begrenzte Höhe von Unterlagen-Stapeln festzulegen. Dann sei allen klar, wann es Zeit ist, auszusortieren. Ein weiterer Tipp, der Mut erfordere, aber wirksam sei: Zu einem festen Termin sollten die unteren zehn Zentimeter des Stapels ungelesen entsorgt werden, weil das Sichten erneut Zeit fressen würde. Wer sich das nicht zutraut, dem schlägt Kurz ein Wegwerfen auf Probe vor. Dafür werden die dem Müll geweihten Unterlagen für einen begrenzten Zeitraum in einem Karton außer Sichtweise gelagert und erst anschließend für immer entsorgt. Um Ordnung in Schränken zu halten und möglichst wenig Zeit mit Suchen zu verbringen, gibt es bei Kurz im Büro exakte Inhaltslisten für Schränke oder sogar Fotos, die dokumentieren, was welcher Schrank enthält. Seine "Jedes Ding hat seinen Platz"-Regel gilt übrigens auch für die digitale Ordnung. Um in der Flut von E-Mails nicht zu ertrinken, rät Kurz, sich Zeitfenster für das Lesen und Bearbeiten von Mails einzurichten. In diesem Zeitfenster werden alle Nachrichten, die innerhalb von fünf Minuten erledigt werden können, sofort bearbeitet. Alle anderen werden hingehend umgehend weitergeleitet, archiviert, terminiert.

Rückfall in alte Muster ist unwahrscheinlich

Die Befürchtung einer Teilnehmerin, nach der ersten hoch motivierten Aufräumwelle wieder in alte Verhaltensmuster zurückzufallen, wusste Effizienz-Berater Kurz zu zerstreuen. Das wichtigste sei, sich gemeinsam auf eine - für jedes Unternehmen individuelle - Ordnung festzulegen. Wenn das System von allen akzeptiert wird, werde es sich etablieren und sich selbst tragen. Dann motivieren und animieren sich die Kollegen gegenseitig, die Regeln einzuhalten. Die Tipps des Vortrags folgen den Prinzipien der Management Methode TEMP. Die Idee dahinter: eine moderne Personal- und Unternehmensführung, die Führungskräfte dazu anhält, sich zu organisieren und zu disziplinieren, um das Unternehmen zukunftsfähig zu machen.