Die Bürgerzufriedenheit im Fokus

von:
Vertragsformen Recht und Normen
Entwicklung der Anzahl Betriebe in der grünen Branche. Entnommen aus einem Rapport der vhg. Quelle: CBS 2014)

In den letzten Jahren haben sich in den Niederlanden mehrere neue Vertragsformen entwickelt. Zum einen durch innovative Ideen der Auftragnehmer (AN), zum anderen sind es Weiterentwicklungen von bestehenden Vertragsarten, die dank neuer Techniken andere Möglichkeiten der Vergabe nutzen. In diesem Artikel wird anhand eines Beispiels gezeigt, welche Entwicklungen es gibt.

Die Anzahl der Betriebe ist in den letzten sieben Jahren stetig gestiegen. Der Grund liegt zum einen darin, dass neue Märkte (Dachbegrünung/Städtisches Grün zur Steigerung der Lebensqualität und für bessere Gesundheit) erschlossen wurden. Zum anderen jedoch auch darin, dass sich, gerade durch wirtschaftlich schlechte Zeiten, viele Arbeiter, denen betriebsbedingt gekündigt wurde, selbstständig gemacht haben.

Kurze Einführung in die aktuelle Marktsituation

So waren 2014 von den 8490 Betrieben 5920 Einzelunternehmen. Das entspricht ca. 70 %. Die Betriebe mit mehr als 2 Mitarbeitern sind wie folgt aufgeteilt:

Der Umsatz im gesamten Sektor lag bei ca. 1,9 Milliarden Euro und wurde mit ca. 35000 Vollzeitstellen realisiert. Wir haben also eine Struktur mit sehr vielen kleinen Unternehmen, die im privaten Sektor arbeiten oder sich bei den Größeren als Subunternehmer anbieten. Von den ca. 300 größeren Betrieben treten ca. 20 überregional tätige Unternehmen oft als Generalunternehmer auf und sind vor allem im halböffentlichen und öffentlichen Markt tätig. Von diesen Betrieben gehen viele Innovationen aus, da sie überdurchschnittliche Kapazitäten im Innendienst und viel Know-how entwickelt haben.

Wichtige bzw. gängige Vertragsformen in den Niederlanden

Ein Leistungsverzeichnis (im weiteren LV genannt) ist der zentrale Teil eines Vertrages. Im Teil vor einem LV werden meist die Vertragsbedingungen (ZVB, BVB) vereinbart und nach dem LV die zu handhabenden Normen, technische Verweise und der zu nutzende "VOC Teil C" vereinbart.

Das ist in den meisten Verträgen in den Niederlanden nicht anders. Wo wir eine VOB haben, nutzen die Niederländer genauso "dicke" Bücher. (UAV/RAW Standard). Zudem gibt es ein "ARW 2012" mit Regelungen für Ausschreibungen und eine "GIDS Proportionalität", die die Vertragsbedingungen regeln. Die CROW und andere Institutionen (z.B. NEN, vhg, Groenkeur, etc.) geben zudem, genauso wie bei uns, die Fachverbände und Normausschüsse, Empfehlungen, Richtlinien und Normen vor, auf die man im Vertrag Bezug nehmen kann. Es gibt viele Gemeinsamkeiten. Wo liegen die Unterschiede? Oder besser, wo können wir etwas lernen von den Vertragsformen, die sich in den letzten Jahren in den Niederlanden entwickelt haben? Gehen wir zuerst etwas näher auf zwei - in der Niederlanden gängige - "Bestek Formen", also LV-Formen ein.

Frequentiebestek

Das traditionelle LV ist das Frequentiebestek (D: LV mit Vergütung der Menge mal EP mal Anzahl der Arbeitsgänge). Wie bei uns werden Leistungen mit:

  • Positionsnummer
  • Leistungstext bestehend aus Hoofd- und Defiecode (vgl. STLB Nummer),
  • LV-Menge
  • Einheit
  • Positionsart
  • Kalkulationsmengen

aufgelistet.

Die Positionsart ist hier "V", was für "Verrekenbaar" (dt. Verrechnung) steht. Das bedeutet bei Mengenüber- oder unterschreitung >10% wird der EP neu berechnet.

Ist das nicht der Fall, steht hier ein "N" für Niet verrekenbaar" (dt. Keine Verrechnung). Bei Positionen, wo die Menge eindeutig und nicht veränderbar ist, wird ein "A" steht für "te Accorderen" dt. übereingekommen ) in die Spalte eingetragen. Das heißt AG und AN sind sich vorher einig, dass die Menge unveränderlich ist. Zudem werden in der letzten Spalte noch Angaben zum Mengengerüst gemacht und ob diese Materialien bauseits gestellt werden oder geliefert und mit kalkuliert werden müssen. Bei Pflege/Wartungsarbeiten wird auch die Anzahl der Arbeitsgänge vorgeschrieben. Der AG kontrolliert die Ausführung durch den AN.

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Vertragsformen Recht und Normen
Verteilung der Betriebe mit mehr als 2 AK. Entnommen aus einem Rapport der vhg. Quelle: CBS 2014
Vertragsformen Recht und Normen
Gebietsverwalter (Erfbeheerder) Marco de Keijzer mit einer Bewohnerin, die mitarbeitet.

Beeldbestek

Neben dem traditionellen Frequentiebestek, das vor allem bei Neuanlagen von Tiefbauprojekten oder Freianlagen genutzt wird, hat sich in den letzten Jahren das Beeldbestek (dt: Bild-LV) als Vertragsform etabliert. Laut CROW werden ca. 70 % der (halb) öffentlichen Pflegeverträge für Freianlagen und Grünflächen mit der Bildqualitätssystematik abgeschlossen.

Es handelt sich hier um eine output orientierte Beschreibung der Pflegeleistungen. Als Vertragsbasis dient der Beeldkwaliteitscatalogus der CROW in der aktuellen Ausgabe von 2013. In diesem Bildqualitätskatalog sind für viele Pflegeprofile die sogenannten Bildqualitätsmaßstäbe erarbeitet worden, die seit mehr als 10 Jahren weiterentwickelt werden. Dieser Katalog wird übrigens zur Zeit im FLL Regelwerksausschuß Freiflächenmanagement für die Anwendung im deutschsprachigen Raum bearbeitet bzw. angepasst.

Für ein Objekt wie z.B. eine Wohnanlage oder ein bestimmtes Wohngebiet, z.B. ein Stadtteil oder ein Industriegebiet, werden die zu erbringenden Pflegeleistungen in einen Bild-LV oder Pflegehandbuch aufgelistet. Dabei wird das Pflegeziel anhand von bildhaften Beschreibungen, aber auch messbaren Kriterien festgelegt. In Kombination mit dem Bildqualitätskatalog, der als Vertragsgrundlage dienen kann, werden die gewünschten Pflegeniveaus von A+, A, B oder C festgelegt. Das Niveau A+ ist hier die Ausnahme, da es sich um den Zustand nach Fertigstellungspflege handelt, bzw. einem Bild, das nur DIREKT nach der Wartung erreicht wird.

In der Praxis wird also meist nur A, B oder C ausgeschrieben. Das Niveau D ist der Zustand, der auch ohne Wartung erreicht wird und in vielen Fällen zu Kapitalvernichtung führt. Die Instandhaltung (Wartung und Instandsetzung) wird integral vergeben. Insbesondere beim Beeldbestek, wo die Planung und Ausführung der Arbeiten beim AN liegt, hat es sich als vorteilhaft erwiesen, mehrere Gewerke wie Abfallbeseitigung, Grünflächenpflege, Kontrollen, Baumpflege, Mäharbeiten in einem integralen LV zu vereinen, da bei guter Arbeitsvorbereitung effizienter gearbeitet werden kann. Natürlich ist hier durch den AG bzw. die ausschreibende Stelle sicherzustellen, dass der Vertragspartner alle benötigen Fachkenntnisse auch wirklich besitzt bzw. vorhalten kann. Dies wird z.B. mit einer beschränkten Ausschreibung oder auch mit dem Nachweis der passenden Zertifikate realisiert.

Hier folgt ein Blick in den niederländischen Standardleistungskatalog, der aus dem Bildqualitätskatalog entwickelt wurde. Was als Erstes auffällt, ist die Bezeichnung der Mengeneinheit "week" (dt.: Woche). Die Anzahl der zu pflegenden Objekte (hier Bäume) wird zur Kalkulation zwar auch angegeben, wichtiger ist jedoch der Zeitraum, in dem das Qualitätsniveau (Pflegeziel) durch den Auftragnehmer sichergestellt werden muss. Das kann von einigen Wochen (Sommer- oder Winterperiode oder die Blühperiode bei Wechselflor) bis hin zu mehreren Jahren gelten.

Neben dem Niveau werden noch weitere Punkte vereinbart:

  • Reaktionszeit zur Behebung von Meldungen durch AG oder Kontrolleur.
  • Beschreibung des Objektes zur besseren Kalkulation (hier: Baumstandort). Es können aber auch Angaben zur Erreichbarkeit oder zum erwartendem Nutzungsdruck in Text stehen.
  • Zuletzt werden ggf. noch Vereinbarungen zur Entsorgung von Abfällen vereinbart

Wann und wie der Auftragnehmer die Leistungen bzw. die Anzahl der Pflegegänge und die Art der Ausführung erbringt, bleibt ihm überlassen. Lediglich gesetzliche Bestimmungen, wie z. B. ein Verbot von Glyphosat zur Bekämpfung von unerwünschtem Aufwuchs, sind immer Vertragsbestandteil. Diese Vertragsart fordert vom AG ein gewisses "Loslassen" und vom AN mehr Eigenverantwortung. Die Praxiserfahrung des AN in der Steuerung der täglichen Pflegearbeiten wird dabei effizienter genutzt, da man nicht an terminierte Pflegegänge gebunden ist. Die Planungsfreiheit wirkt sich dabei erfahrungsgemäß kostensenkend aus.

Eine auf gegenseitiges Vertrauen basierte Kommunikation zwischen AG und AN ist hierbei von Vorteil.

Durch die zunehmende Nutzung moderner digitaler Techniken wird die Leistung des AN transparenter und gut nachvollziehbar dokumentiert, sodass viele AN ihren Qualität SELBST messen dürfen und die Ergebnisse an den Auftraggeber (AG) oder andere Vertragspartner (ggf. Subunternehmer oder Fremdleister) online rapportieren.

Vertragsformen Recht und Normen
Leistungstext aus dem RAW Standardleistungskatalog zu einem Bildqualitätsmaßstab.
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Wartung der Freianlagen durch Mitarbeiter der Firma BTL.
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Bildqualitätsmaßstab aus dem Bildqualitätskatalog (Konzeptversion).
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Position aus einem Frequentiebestek.

Effektbestek

Eine Weiterentwicklung des Beeldbestek ist das Effektbestek (dt.: Effekt-LV) oder auch Belevenisbestek (dt.: Wahrnehmungs-LV). Zentral steht hier nicht die Erfüllung der einzeln Qualitätsniveaus, sondern die Bürgerzufriedenheit. Der Bürger schaut weniger technisch auf die einzelnen Bildqualitätsmaßstäbe, sondern mehr auf den Effekt den die Wartung auf die Objekte hat. Oder anders formuliert, er nimmt den gesamten Freiraum (integral) wahr in einem Gesamtbild. Im folgenden wird der Weg zum Entstehen kurz wiedergegeben:

Die Verantwortlichen aus der Politik der Stadt Dordrecht hatten die Vision die Bürgerbeteiligung zu vergrößern. Ein weiteres Ziel das Vertragsmanagement zu vereinfachen. Sie wollten eine unbürokratische Lösung ohne "dicke", undurchsichtige Verträge. So kam in Gesprächen mit Unternehmern das erste Effektbestek zustande. Die Stadt Dordrecht hat, als AG mit dem Planungsbüro BTL-Advies und deren Pflegefirma BTL-Realisatie 2012 einen Vertrag für ein Pilotprojekt geschlossen. Die Stadt nennt BTL- Realisatie übrigens lieber "Partner" als Auftragnehmer.

Vertragsinhalt ist die Instandhaltung der Freianlagen und Grünflächen des Wohngebietes Stadspolder. Der Vertrag regelt, dass BTL-Realisatie eine gleichbleibende oder höhere Bürgerzufriedenheit im Wohngebiet sicherstellt. Dabei können die Bürger durch Eigenleistungen Einfluss auf die Verteilung des Budgets nehmen. Dabei kommt dem sogenannten Erfbeheerder (Gebietsverwalter) eine besondere Rolle zu. Der langjährige BTL-Realisatie Mitarbeiter Marco de Keijzer ist als Erfbeheerder eingestellt worden und regelt die Kommunikation zwischen AG, AN, der Bürgervertretung und ggf. den Bürgern selbst.

Er muss nicht nur Fachkompetenz besitzen, sondern auch gute soziale und kommunikative Fähigkeiten besitzen. Er ist der erste Ansprechpartner für die Bürger. Alle Meldungen, die nicht Bestandteile des Vertrages betreffen, gibt er an die betreffenden Stellen weiter.

Lars Tamboer, Projektleiter von BTL- Advies erläutert: "In 2012 wurden die ersten Messungen durchgeführt und in 2013 ist dann das Effektbestek als Pilotprojekt formell gestartet. Anhand der CROW Bildqualitätssystematik wurde ein Wohngebiet inventarisiert, um den IST-Zustand zu dokumentieren und zu beurteilen. In Absprachen mit der beteiligten Bürgervertretung und dem AG wurden die Qualitätsniveaus (Pflegeziele) festgelegt". Das Wohngebiet Stadspolder ist in den 80/90iger Jahren entstanden und hat ca. 3000 Haushalte mit ca.10000 Einwohnern. Die LV Summe beträgt ca. 350000 Euro pro Jahr.

Die sogenannte NULL-Messung (Ist-Zustand aus 2012) hat den Wert 6.1 auf einer Skala von 10 (sehr gut) -1 (ungenügend) ergeben. Als Qualitätsniveau wurde "B" festgelegt. Der AN kann jedoch in Absprache mit den Bürgern davon abweichen und nach Absprache bestimmte Bereiche höherwertig pflegen oder niedriger, um das dadurch freikommende Budget für andere Projekte zu nutzen. Tamboer berichtet weiter: "Die Bewohner wollten die Rasenfläche eines Fußballplatzes gern öfter gemäht haben. Es wurde hier Qualitätsniveau "A" festgelegt, dafür wurden die umliegenden Strauchflächen auf einem niedrigerem Niveau unterhalten. In einer Straße wollten die Anwohner eine höherwertige Beetbepflanzung und räumen dafür den Unrat in dieser Straße und den angrenzenden Flächen selbst auf.

Diese Absprachen werden natürlich auch mit den Bürgern schriftlich festgehalten und durch den Erfbeheerder kontrolliert. Projekte werden natürlich nur realisiert, wenn sie mehrheitlich auf Zustimmung stoßen und keine Kontroversen zu erwarten sind." Die Stand Dordrecht lässt den andere Vertragspartner also hier alle Freiheiten. Sie greift lediglich ein, wenn die Verkehrssicherheit nicht mehr gewährleistet ist oder das Niveau "D" erreicht wird, was eine Kapitalvernichtung zur Folge hätte. Es gibt eine eigens eingerichtete Webseite der Stadt, wo verschiedene Bereiche abgedeckt sind und auch ein Newsletter abonniert werden kann. Dort lädt BTL zum Beispiel regelmäßig zu einer Schaurunde ein.

Die Zufriedenheit wird zudem jährlich in einer Umfrage unter 1000 Haushalten gemessen. Die Beteiligung war hoch ( Ø 40 %) und kann somit als repräsentativ eingestuft werden. Die Qualität der Umfrage wird durch AG und AN konstant verbessert und ist von großer Bedeutung. Ein Ergebnis war, dass dem Grün (der Vegetation) eine besonders wichtige Bedeutung beigemessen wird. Integrales Arbeiten durch den AN (mehrere Gewerke vereinen) wurde als positiv erfahren. Eine bessere Bewertung nach drei Jahren führt vertragsgemäß zur Verlängerung des Pflegevertrages für den AN um ein weiteres Jahr. Eventuelle Bonus- und Malusregelungen, wie sie bei anderen LVs gehandhabt werden, fallen weg. Man muss hier jedoch - durch gute Kommunikation - sicherstellen, dass die Bürger sich in ihrem Urteil nicht durch falschparkende Autos oder Fahrräder, politische Ereignisse oder einfach schlechtes Wetter beeinflussen lassen.

Die gesamte Vertragsgestaltung und Administration gestaltet sich - laut Lars Tamboer - äußerst einfach. Der Vertrag besteht lediglich aus Abschnitten, die mit Verweisen auch den Bildqualitätskatalog die technischen Vertragsbedingungen regeln. Dazu kommen Vertragsvereinbarungen über Länge und Umfang des Vertrages, die Vergütung und natürlich sind die Kriterien zur Bürgerzufriedenheit festgelegt worden. Last but not least wird der Kommunikationsprozess festgelegt (Rapportage etc.).

Vorteil gegenüber dem normalen Beeldbestek ist, das die Anzahl der Kontrollen minimiert wird und man die Zufriedenheit des "Kunden" (Nutzer des Freiraums) aus erster Hand erfährt. Ein wichtiger Aspekt ist, laut Lars Tamboer, die Kommunikation: "Es kann vorkommen, dass unzufriedene Bürger sich am Verhalten anderer Bürger (Nachbarn) stören. Beispielsweise das Wegwerfen von Müll oder die Hundekotproblematik können ein gutes Miteinander stören. Hier ist Prävention und Kommunikation durch den Erfbeheerder gefragt.

Ein Vertrag dieser Art fordert vom AN also eine andere Handlungsweise. Die Firma BTL-Realisatie sucht deshalb selbst den Kontakt mit den Bewohnern und organisiert neben der "Wijklijn" (Telefonhotline), die Meldungen annimmt, regelmäßig Abende, wo die Bewohner ihre Erfahrungen äußern und sich über anstehende Projekte informieren oder Vorhaben planen können. Am Ende der dreijährigen Pilotphase steht fest, dass diese Vertragsform sich bewährt hat. Die Kosten gegenüber dem vorherigen, traditionellen LV sind weder gestiegen noch gesunken. Aber die Zufriedenheit hat zugenommen. Die Bewohner identifizieren sich besser mit

ihrer Wohnumgebung und es gibt eine deutlich verbesserte Kommunikation vor allem zwischen den Verantwortlichen für die Pflegeziele und den Kolonnen, die für die Ausführung verantwortlich sind. So ist Lars Tamboer von BTL Advies und auch der AG zufrieden mit dem Ergebnis. Die Stadt Dordrecht hat aufgrund der Ergebnisse - die Zufriedenheit ist von 6.1 auf 6.3 gestiegen - dieses Modell verlängert.

Evaluierung des Pilotprojekts

Am Ende des Pilotprojekts wurden die letzten drei Jahre gründlich durch die Beteiligten evaluiert. Die gemachten Erfahrungen zeigen, dass es sowohl bei der Organisation als auch in der Ausführung Verbesserungspotential gibt. Eine wichtige Erkenntnis ist, dass man gewisse Erwartungen falsch eingeschätzt hat, bzw. manche Punkte zum Teil verschieden interpretiert wurden. Das passierte vor allem während der Phase der Ausführung bedingt durch gewisse Entwicklungen und war nicht immer einer unzureichenden Vorbereitung/ Planung geschuldet. Nachfolgend werden dazu einige Beispiele näher beschrieben.

Bürgerzufriedenheit

Die Zufriedenheit der Bürger hängt nicht zwangsläufig von mehr gemeinsamen Aktionen oder mehr Bürgerbeteiligung ab. Wenn der Bürger mehr gemeinsame Aktionen mit dem Unternehmer erwartet, sollte man das explizit als Ziel im Vertrag mit aufnehmen. Folgende beispielhafte Punkte wird man dort verbessern:

  • Wenn expliziert mehr Beteiligung der Bürger erwünscht ist, sollte man das im Vertrag auch benennen und mit messbaren Kriterien festlegen.
  • Die Bürgerzufriedenheit wurde anhand einer Bewertung festgelegt - wie zuvor dargelegt. In der Vergangenheit wurde ein gleicher oder besserer Wert als Kriterium festgelegt. In Zukunft kann man auch eine vertraglich vorher festgelegte Bewertungsnote vereinbaren, um ggf. die Erwartungen der Bürger besser erfüllen zu können.
  • Die Umfrage kann noch verbessert werden bzw. die Art und Weise der Befragung und Bewertung. Zum Beispiel minder punktuell, oder mehrere Datenquellen wie Umfragen, Meldungen Schau-Ergebnisse verknüpfen, um ein noch repräsentativeres Gesamtbild der Bürgerzufreidenheit zu bekommen.
Vertragsformen Recht und Normen
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Umfrage unter den Bewohnern von Stadspolder.

Qualität der Freianlagen

Der Auftraggeber will eine größere Sicherheit, dass kein Kapital vernichtet wird (Zustand D). Das Ziel dabei ist, dass der AG die Qualität nicht selbst kontrolliert, sondern den Auftragnehmer diese dokumentieren lässt.

Das bedeutet, dass die Rolle der Kontrolleure/ Baustellenleiter sich ändert. Ein Auditplan, bei dem beschrieben wird, was, wann, wie oft bewertet wird, hat sich dabei als hilfreich erwiesen. Diese Möglichkeit wurde in der Vergangenheit nicht genutzt und führte zu unterschiedlichen Interpretationen des Qualitätniveaus seitens AN und AG. Die betreffende Mitarbeit beider Seiten müssen darin geschult werden, ein objektives und praxisnahes Audit-System zu handhaben. Folgende Verbesserungen sind hier erwünscht:

  • Der AN bewertet und kontrolliert vertragsgemäß die Qualität. Der Auftraggeber hat das Recht zu jeder Zeit ein Audit durchzuführen.
  • Die Verantwortlichkeiten bezüglich der Kontrollen werden im Vertag festgelegt.
  • Der Auftraggeber wird angehalten, die Kenntnisse seiner Mitarbeiter im Bezug auf Audits bzw. Kontrollen - laut den gängigen Regeln (UAVgc) - zu vertiefen.

Den Auftraggeber entlasten

Der Begriff Entlastung (nl: ontzorging) ist auf verschiedene Art und Weise auszulegen und war (im Nachhinein) nicht ausreichend kon

kret definiert. Die verschiedenen Mitglieder der Projektgruppe hatten unterschiedliche Erwartungen an das Ausmaß einer "Entlastung durch den AN". Es wird in Zukunft deutlicher definiert, was der Begriff bedeutet.

  • Welche Personen (Funktionen) müssen entlastet werden? Bei welchen Themen werden Eingriffe gewünscht? Wie soll das gehandhabt werden?
  • Beispiel: Baustellenleiter werden beim Thema Korrespondenz im Briefe schreiben entlastet.
  • Über welche Themen müssen der AN und der AG minimal kommunizieren?
  • eispiel: Mehr Kontakt mit den Bewohnern, insbesondere bei besonderen Aktionen oder dem Behandeln von Meldungen, etc.
  • Wie und in welchem Maße will der AG über die Geschehnisse in den Nachbarschaften informiert werden?

Meldungen

Dieses Thema war während der gesamten Vertragslaufzeit ein viel diskutierter Punkt. Eine effektivere Kommunikation (Regie führen) kann durch eine Verbesserung der Registratur der Meldung erreicht werden:

  • Meldungen direkt (und automatisch) bei der verantwortlichen Person des Auftraggebers sichtbar machen.
  • Der Verantwortliche beim Auftraggeber kann den Status der Meldungen einsehen und bekommt automatisch eine Erinnerung/Wiedervorlage, wenn die Meldungen nicht termingerecht abgehandelt wurden.
  • Der Auftragnehmer kann direkt im System den Status der Meldungen ändern, Informationen hinzufügen, etc.

Die Rolle des Gebietsverwalters

Der Auftraggeber würdigt den Einsatz des Gebietsverwalters (Erfbeheerder) auf fachlichen und sozialen Gebiet. Er kann allerdings nur vor Ort im Tagesgeschäft aktiv werden. Aus der Evaluierung des Pilotprojektes ergibt sich die Erkenntnis, dass mehr Steuerung auf taktischem/strategischem Niveau stattfinden muss. Hierzu gehören insbesondere die Aufstellung eines Mehrjahresplanes und einer Jahresplanung. Darin wird beschrieben: die Kommunikationsprozesse, die Bewohneraktionen, die Art der Entlastung des AG, der Umgang mit den Kontrollen. Dies liefert wahrscheinlich mehr Einsichten und Ergebnisse für AN und AG.

Verbesserungen sind:

  • Struktureller Einsatz eines Mitarbeiters auf strategisch/taktischem Niveau. In der restlichem Vertragslaufzeit wird das neben dem operationellen Einsatz realisiert.
  • Kompetenzen der Verwalter im Vertrag aufnehmen, Funktion wird durch den (freien) Arbeitsmarkt - also nie durch den AG - ausgefüllt.

Die Rolle des Verantwortlichen/ Baustellenleiters (AG)

Die Rolle der vom AG gestellten Aufsicht (nl: opzichters) wird in Zukunft kleiner. Er wird nicht nur das Wohngebiet Stadspolder kontrollieren, sondern gleich mehrere Wohngebiete, die dann mit dem gleichen Modell arbeiten sollen. Dadurch wird zukünftig eine weitere Kostenreduktion ermöglicht. Das wird möglich, da die Eigenkontrolle des AN funktioniert. Das ist vor allem durch die Funktion des Erfbeheerders erreicht worden. Sein Verdienst ist es ebenso, dass die Mitarbeit der Bewohner funktioniert.

Vertragsdauer

Der Auftragnehmer erklärt, dass eine längere Vertragsdauer wünschenswert ist. Er nennt folgende Gründe:

  • Instrumente zur "Verwaltung" der Bürgerzufriedenheid entwickelt werden müssen.
  • Erst ein Kennenlernen der Örtlichkeiten und Nachbarschaften erfolgen muss, um ein Vertrauensverhältnis aufzubauen.
  • Die Bürgerbeteiligung selbst auch ein Umdenken vom Bürger erfordert und es erst nach einer gewissen Zeit das Zusammenarbeiten mit den Bürgern effizient läuft.

Der Auftraggeber erwidert, dass die Entwicklungen immer schneller vorangehen. Das Festlegen auf noch längere Vertragszeiten kann zu Kostenerhöhungen und Inflexibilität führen.

Vorgaben oder Aspekte zur Vertragslaufzeit:

  • Laufzeit: Minimal 4 Jahre bis max. 8 Jahre.
  • Bürgerzufriedenheit:
  • Jährliche Bewertung: Chance zur Vertragsverlängerung für ein Jahr
  • Die Zufriedenheit muss gleich oder höher liegen als zu Beginn des Vertrages. Das wird durch die sogennante Null-Messung ermittelt. Ist die Zufriedenheit danach höher, wird verlängert, ansonsten wird der Vertrag beendet
  • Die Zufriedenheit wird mit Werten aus den letzten beiden Jahren im Durchschnitt gemessen
  • Zukünftige Entwicklungen:
  • Wenn - in Absprache mit dem Auftraggeber - die hier zuvor genannten Verbesserungen zum Vertragsbestandteil werden, kann das Effekt-LV (Effectbestek) fortgeführt werden. Dazu muss sichergestellt werden, dass die Änderungen nicht zu einer signifikanten Änderung der Kosten (LV-Summe) führen

Die Beurteilung der Bewohner, das heißt deren Zufriedenheit bleibt die primäre Steuerungsinstanz für die jährliche Kündigung/ Vertragsverlängerung. Es ist daher möglich, dass wegen Unzufriedenheit der Vertrag auch innerhalb der ersten vier Jahre gekündigt wird. Ebenso kann - auch bei Vereinbarung aller oben genannte Punkte - der Vertrag bei Unzufriedenheit doch noch beendet werden.

Vertragsformen Recht und Normen
Informationsabend mit Anwohnern.
Vertragsformen Recht und Normen
Organigramm Projekt Stadspolder.

Projektgrenzen (Scope)

Ziel des Projektes war es u.a. einen möglichst großen Teil der Arbeiten integral zu erledigen. Auf Basis der Praxiserfahrungen sind Auftraggeber und Auftragnehmer zu folgender Regelung gekommen:

  • Ein großer Teil der Leistung wurde gut erledigt und kann im Vertrag verbleiben
  • Die Instandsetzung von Straßen ist in diesem Leistungsverzeichnis mit einem relativ kleinen Gebiet (Wijk-Bestek), im Gegensatz zum Mantelvertrag, den eine Kommune mit einem Unternehmer für die ganze Kommune abschließt, relativ teuer. Zudem sind die Arbeiten auch gut durch den Gebietsleiter zu kommunizieren, wenn eine dritte Vertragspartei diese im Gebiet des AN ausführt
  • Die Ausführung durch Fremdleister: Die Reinigung und Abfallbeseitigung verlief trotz guter Absprachen in Teilen des Gebietes nicht ideal. Vor allem das Fegen und die Müllbeseitigung auf befestigen Flächen beeinflussen die Bürgerzufriedenheit erfahrungsgemäß sehr. Der Auftraggeber plädiert dafür, diese Arbeiten für alle Gebiete mit in den Vertrag aufzunehmen, damit er seiner Verantwortung gerecht werden kann
  • Verkehrssicherungspflicht/Arbeiten an Spielgeräten und Bäumen: Durch Misskommunikation und undeutliche Absprachen ist leider nur eine unbefriedigende Zusammenarbeit während der Pilotphase zu Stande gekommen

Der Prozess der VTA-Kontrolle, d.h. Lieferung der betreffenden Informationen (AG), Kontrolle (AN), Lieferung der Daten retour (ON) und Kontrolle der Daten (AG), wurden nicht effizient erledigt. Zudem ist eine gewisse Zurückhaltung beim Auftraggeber festzustellen, wenn es um die Vergabe dieser Arbeiten geht.

Participatiebestek

BTL Advies hat in einem anderen Folgeprojekt nun das Modell "Effektbestek" nochmals weiterentwickelt. In der Rolle als Vertreter des AG (Stadt Leusden) hat BTL-Advies eine Ausschreibung realisiert, an der sich 8 Pflegefirmen als Bieter beteiligt haben. Der Auftrag wurde gerade an einen Unternehmer vergeben. Im Vergleich zum Effektbestek wird der Punkt "Eigenleistung durch die Bewohner" noch mehr in den Vordergrund gestellt. Ein Vertrag "über Eigenleistungen wird im Effektbestek zwar schriftlich, jedoch eher informell zwischen dem Erfbeheerder und Bewohnern geschlossen. Hier wird die Möglichkeit zur Eigenleistung fester Bestandteil des Vertrages. Der Bürger (bzw. ein Team von Vertretern) wird dann offiziell auch Vertragspartner und kann mehr Einfluss auf die auszuführenden Arbeiten nehmen. Der AN muss vorher gut einschätzen/kalkulieren, wie groß voraussichtlich der Anteil der Eigenleistung ist, die von den Bürgern geleistet wird, da er diesen Anteil aus der LV- Summe an die Bewohner vergüten muss. Laut Lars Tamboer sind das meist relativ kleine Beträge von einigen hundert Euro. Es fließt zudem hier kein Bargeld, sondern die Vergütung wird in Natura z.B. durch ein gesponsertes Stadteilfest, einem Grillabend oder das aufstellen eines Spielgerätes vergütet. Wie sich dieses Projekt entwickelt, wird durch den Markt mit Interesse verfolgt.

Zusammenfassend kann man sagen, das auch mit knappen Pflegebudgets, dank innovativer Ideen und vor allem dank guter Kommunikation Projekte erfolgreich durchgeführt werden können. Die Entscheidung, den Bürger mehr zu beteiligen und dem Auftragnehmer mehr Eigenverantwortung zu geben, bietet die Chance, das Vertragsmanagement zu vereinfachen.

Literatur

ARW 2012 (Aanbestedingsreglement Werken 2012)

http://www.europeseaanbestedingen.eu/europeseaanbestedingen/download/aanbestedingswet/arw-2012.pdfwww.europeseaanbestedingen.eu/europeseaanbestedingen/download/aanbestedingswet/arw-2012.pdf

Adviesrapportage Evaluatie: Stadspolder in Actie, zur Verfügung gestellt von der Fimra BTL

Weitere Informationen sind von der Webseite Stadspolder und aus einem Interview, das der Verfasser mit Lars Tamboer, dem Verantwortlichen Projektleiter bei BTL Advies, geführt hat.

Dipl.-Ing. Hans Gageler
Autor

GCG GRIS Consult Gageler

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